Was ist die Aufgabe einer Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP)? 

Die Aufgabe eines ERPs ist es, Unternehmensressourcen wie Personal, Material, Betriebsmittel & Kapital rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Aus dieser Definition ergeben sich vier wichtige Ziele einer ERP Software: Abbilden & Steuern des Unternehmens, effizientes nutzen der Ressourcen, effiziente Prozesse & Senkung der Kosten. Aus den Zielen wiederum entspringen große und kleine Vorteile, die ein ERP zu einem entscheidenden Faktor für ein erfolgreiches Unternehmen macht. Dieser Artikel fast die Ziele & Vorteile zusammen.

Hauptziele 

• Abbilden & Steuern des Unternehmens

• Effizientes nutzen der Ressourcen

• Effiziente Prozesse

• Senkung der Kosten

Stärken eines ERPs

1) Abbilden & Steuern des Unternehmens

ERP-Systeme ermöglichen einen besseren Überblick über das gesamte Unternehmen, Teilbereiche oder einzelne Prozesse. Die im ERP zusammenlaufenden Daten sind notwendig, um fundierte Entscheidungen zu treffen; das betrifft scheinbar “kleine” Dinge wie den Versand von Artikeln, das Bestellen von Materialien oder das Planen der Produktion; und große Entscheidungen, wie hohe Investitionen ins Unternehmen.

Abbilden des Unternehmens

Jeder Unternehmensbereich hat spezielle Prozesse und bestimmte Kennzahlen. Um ein Unternehmen effektiv zu führen, müssen Prozesse und Kennzahlen sichtbar gemacht und zusammengeführt werden. Wichtig ist hierbei, dass das Ganze prozessübergreifend, über alle Bereiche des Unternehmens geschieht, damit Daten überall und in Echtzeit zur Verfügung stehen; verantwortliche Mitarbeiter können so von den Daten jedes Bereichs profitieren und effektiv agieren.

Besser Auswertung von Kennzahlen (Auswertung und Berichte)

Die Auswertung von Daten ist ein großes Thema in Unternehmen. Ein ERP macht es leichter, aus gewonnenen Daten, Auswertungen und Berichte zu generieren, um fundiert zu entscheiden. Dazu können verschiedenste Diagramme erstellt werden, Listen, Pivot Tabellen etc. Auch können Daten über einen langen Zeitraum verglichen werden, was zusätzlich hilft die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Schnellere Informationsfindung (Daten in Echtzeit)

Ein weiterer großer Vorteil von ERP-Systemen ist, dass alle Unternehmensbereiche vernetzt werden und Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen - das nennt man ein integriertes System. Es ermöglicht, fundierte Entscheidungen auch kurzfristig zu treffen, ohne auf Auswertungen warten zu müssen oder das übertragen von Daten (von einer Software zur anderen).

Steuern des Unternehmens

Alle Kennzahlen, Auswertungen und Echtzeit-Informationen haben nur einen Zweck: das effektive Steuern des Unternehmens. Kann man den Bedarf an Materialien, Produkten, Maschinen (etc.), Geld & Personal einschätzen, dann hat man eine solide Grundlage, um rechtzeitige und genaue Entscheidungen zu treffen. Ein integrierte Software ist deshalb für mittelständische Unternehmen ein Muss, für Großunternehmen sowieso und für kleine Unternehmen - oftmals ein Wachstumsimpuls (gerade in der heutigen Zeit).

2) Effizientes nutzen der Ressourcen

Es macht einen Unterschied, ob 10 Millionen im Lager liegen oder 7 Millionen; es macht einen Unterschied, ob 130 Produkte gefertigt werden können oder nur 100; es macht einen Unterschied, ob 60 Produkte verkauft werden oder nur 10! Da stellt sich die Frage: Wie können wir die Ressourcen des Unternehmens besser planen, steuern & verwalten?

Ressourcen effizient nutzen

Ressourcen im Unternehmen sind zum Beispiel Material, Geld, Personal und Betriebsmittel. Die effiziente Nutzung der Ressourcen ist dabei gleichbedeutend mit effizienter Unternehmensführung. Nehmen wir an, ein Unternehmen kann die Lagerhaltung mittels ERP so optimieren, dass die im Lager dauerhaft verfügbaren Materialien und Produkte einen Wert von 7 Millionen Euro nicht überschreiten, bei vormals 10 Millionen, und ohne dass es Einschränkungen im Verkauf oder in der Produktion gibt. Was würde das bedeuten? Es würde bedeuten, dass durch die Verringerung der Kapitalbindung von 3 Millionen Euro, mehr Geld für andere Unternehmensbereiche zur Verfügung stehen. Beispiel: Investitionen in neue Maschinen die langfristig den Umsatz & Gewinn erhöhen.

Was sind die Voraussetzungen um das zu erreichen?  

Die effiziente Nutzung von Ressourcen benötigt mehr als eine Voraussetzung: Übersichtlichkeit innerhalb des Unternehmens, exakte Planung, optimierte Bestandsregeln, automatische Prozesse und bereichsübergreifende Auswertung von Informationen & Kennzahlen sind die Voraussetzungen für die effiziente Nutzung von Ressourcen. Das alles kann ein ERP realisieren, wenn es auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Wichtig ist, dass möglichst viele Prozesse automatisiert und halbautomatisiert werden, um komplexe Vorgänge zu vereinfachen. Beispiel: Fertigungsaufträge reservieren Materialien und lösen Bestellungen aus, was wiederum zu einer Vorausberechnungen des Bedarfs führt (Prognosen).

3. Effiziente Prozesse

Viele manuell durchgeführte Prozesse verschwenden Unmengen an Zeit & Personal. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten, sollten sie mittels ERP optimiert werden. Beispiele: gemeinsame Datenbasis; automatische Bestandsregeln; automatische- und halbautomatische Erstellung von Lieferscheinen, Bestellungen und Fertigungsaufträgen; automatische Benachrichtigungen, Zuweisungen und Kalendereinträge.

Wie werden Prozesse effizienter?

Ein Geheimnis von effizienten Prozessen in Unternehmen ist vernetztes Arbeiten. Es liegt am bereichsübergreifenden arbeiten eines ERPs, das Ressourcen wie Produkte & Materialien automatisch reserviert, eingekauft, gefertigt und verkauft werden; das beinhaltet das automatische Erstellen von Benachrichtigungen, E-Mails und Dokumenten; das Verändern von Lagerinformationen und damit der Verfügbarkeit im Verkauf und der Fertigung.

Allein durch ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden Unmengen an Zeit, Personal und Geld gespart: Lieferscheine, Rechnungen und Verträge werden automatisch ausgefüllt und erstellt; alles wird bei Bedarf im DMS gespeichert und muss später nicht umständlich in Regalordnern gesucht werden. Die Liste der Vorteile ist hier lang.

Verbesserung der Planungsqualität

Mithilfe eines ERP´s kann die Planungsqualität im Unternehmen entscheidend verbessert werden! In der Fertigung hilft das ERP, durch eine hohe Übersichtlichkeit und den Automatisierungsgrad, dass Materialien und Produkte rechtzeitig, in der richtigen Menge und am richtigen Ort zur Verfügung stehen; und der getaktete Arbeitsplan, genügend Arbeitsplätze & Mitarbeiter zur Verfügung stellt.

4) Senkung der Kosten 

Die Senkung der Kosten ist eines der Hauptziele einer Enterprise-Resource-Planning Software. Fast alle Ziele & Vorteile eines ERP´s haben direkt oder indirekt etwas damit zu tun. Erreicht wird es zum Beispiel durch einsparen von Verwaltungs- & Personalkosten, mittels verringern des administrativen Aufwands oder durch optimieren von Prozessen, die sonst manuell durchgeführt werden müssen. Das Gleiche gilt für das Einkaufs-, Verkaufs- und Lagermanagement, wodurch Lagerbestände optimiert werden und die Kapitalbindung minimiert wird.

IT Kosten

Auch bei den IT-Kosten kann gespart werden: durch das Ablösen & Zusammenführen mehrerer Softwares zu einem ERP, können Kosten für Softwares, IT-Spezialisten, betreuende Agenturen und Schnittstellen eingespart werden. Die Verringerung der eingesetzten Softwares im Unternehmen, hat positive Auswirkungen in allen Bereichen des Unternehmens. Beispiele sind: höhere Mitarbeitermotivation, konzentriertes IT- und Anwenderwissen, verbesserte Übersicht, bereichsübergreifende Prozesse etc. 

Senkung der Kosten zusammengefasst:

• Verringerung der IT-Kosten

• Einsparung von Verwaltungs- und Personalkosten

• Optimieren von Prozessen

• Verringerung des Lagerbestands

• Optimierung des Dokumentenmanagements (DMS)

Fazit

Die Kosten der Einführung eines ERP´s sind gering im Verhältnis zu den Vorteilen die eine integrierte Software mit sich bringt. Mittels ERP kann ein Unternehmen genau abgebildet und gesteuert werden, Ressourcen werden effizienter genutzt & Prozesse effektiver gestaltet - das Ganze birgt viele weitere Vorteile in sich und führt letztendlich zu einer Senkung der Kosten. Sie ist nicht das Hauptziel, aber ein wichtiger Punkt innerhalb der Unternehmensführung.