Ein ERP hat unschlagbare Vorteile, die es zu einem wichtigen Instrument der Unternehmensführung machen.
Kernelement ist, dass alle Unternehmensbereiche bereichsübergreifend in einem System zusammenarbeiten und sich gegenseitig beeinflussen. Aus einer Einzelanwendung wird so: eine integrierte Software - mit unzähligen Vorteilen für das Unternehmen.
Zum Beispiel: hohe Transparenz & Übersichtlichkeit, effiziente & intelligente Prozesse die Ressourcen sparen, verbesserte Zusammenarbeit, motivierte Mitarbeiter, optimierter Kundenservice, Echtzeitdaten durch alle Bereiche hinweg, oder auch: effektives Umsetzen von Vorgaben wie: Digitalisierung & DSGVO - mit allem was dazu gehört.
1. Integriertes System
Eines der Probleme beim Arbeiten mit mehreren Softwarelösungen ist es, dass alle Daten in geschlossenen Systemen stecken. Sie müssen daher entweder per Schnittstelle zusammengeführt werden, durch exportieren & importieren, oder manuell hinzugefügt werden.
In einem integrierten ERP sind alle Bereiche miteinander verbunden und alle Daten beeinflussen sich gegenseitig. Beispiel: Wird ein Fertigungsauftrag ausgelöst, wird das Material automatisch im Lager reserviert, im Einkauf bestellt und bei Lieferung (automatisch) als Verfügbar gekennzeichnet.
Weitere Vorteile: eine gemeinsame Datenbasis, einmalige Dateneingabe, automatisierte (bereichsübergreifende) Prozesse, keine Schnittstellen und damit verbundene Probleme, Echtzeit-Daten und vor allem: sehr gute Transparenz und Übersicht.
2. Gemeinsame Datenbasis
Eine gemeinsame Datenbasis hat viele Vorteile: verringern von Redundanzen, durch einmalige Eingabe von Daten, reduzieren von (Eingabe) Fehlern, hohe Datenqualität, sofortige Datenverfügbarkeit in allen Bereichen, sichererer Umgang mit sensiblen Daten, minimieren der Datenmengen und letztendlich bzw. daraus resultierend: Reduzieren der Anzahl an Softwarelösungen! - was viele weitere Vorteile mit sich bringt (dazu gleich mehr)!
3. Digitalisierung
Ein modernes ERP fördert nicht nur die Digitalisierung des Unternehmens, sondern ist die zentrale Software, die eine umfassende Digitalisierung erst ermöglicht.
Digitalisierung bedeutet dabei:
manuelle Prozesse durch (halb)automatische Workflows zu ersetzen,
Prozesse digital & in Echtzeit sichtbar zu machen und zu steuern;
verbesserter und schneller Daten- und Wissenstransfer
oder das Umsetzen öffentlicher Vorgaben, zum Beispiel in Sachen Finanzbuchhaltung:
und der Einführung des papierlosen Unternehmens - was auch dem Umweltschutz zugute kommt!
Des Weiteren erhöht ein ERP die individuelle Freiheit, durch flexible Arbeitszeitmodelle und der freien Wahl des Arbeitsortes; und es hilft dabei, neue Geschäftsfelder zu erobern. Schon allein die Möglichkeiten des Onlineverkaufs waren (und sind) eine Revolution - und sollte nicht verpasst werden.
Insgesamt gesehen, kommt kein größeres Unternehmen an der Digitalisierung und seinen Vorteilen vorbei. Denn digitalisieren bedeutet: auch in der Zukunft, erfolgreich zu sein.
4. Optimierte Prozesse
In der Unternehmenswelt dreht sich alles um, optimieren von Prozessen und das nicht nur seit heute. Prozessoptimierung bedeutet: aus 10 Schritten fünf zu machen, Zeit und Material einzusparen - effizient zu sein.
Ein ERP macht das an unzähligen Stellen im Geschäftsbetrieb und dabei vor allem in der Verwaltung. Maßgeblich dafür verantwortlich ist die Vernetztheit aller ERP-Bereiche und dadurch: dass bereichsübergreifende Zusammenarbeiten aller Geschäftsbereiche des Unternehmens.
Schon standardmäßig sind unzählige optimierte Prozesse im ERP enthalten: Barcode-Unterstützung im Lager, automatische Angebotsanfragen im Einkauf, automatische Eingänge von Anfragen in Helpdesk (Kundenservice) oder digitale Unterschriften (alles Odoo Standard).
Und durch Customizing (anpassen des ERPs), noch weit über die Grenzen des Standards hinaus erweiterbar.
5. Echtzeit Daten & Vermeiden von Fehlern
Ein ERP, das mit Echtzeitdaten arbeitet, hat zahlreiche Vorteile. Zum Beispiel werden Überverkäufe reduziert (was der Kundenzufriedenheit zugute kommt und schlechte Bewertungen minimiert); der Kundenservice wird entlastet, da Statusinformationen aktuell versendet werden, und auch die Übersicht für alle Mitarbeiter & Manager wird verbessert.
Beispiel: Für Manager ist eine aktuelle Bewertung der Finanzsituation enorm wichtig. Ein ERP, mit integrierter Finanzbuchhaltung, leistet das in Echtzeit und mühelos, da die meisten Vorgänge digital festgehalten werden. Das gilt auch für Einkauf, Verkauf und alle anderen Bereiche.
Ermöglicht wird das durch: die Zusammenarbeit aller Geschäftsbereiche im ERP; durch automatische Prozesse, und damit verbunden: das Reduzieren von manuellen Eingaben; durch die Vermeidung von Schnittstellen und damit verbunden: der Reduzierung von Software-Lösungen.
6. Zeitersparnis
Wenn wir von Effizienz reden, geht es meistens ums reduzieren von Arbeitsaufwänden. Und eine Enterprise-Resource-Planning-Software ist Meister darin.
Es fängt bei der gemeinsamen Datenbasis an, die Redundanzen verhindert; die Vernetztheit aller Unternehmensbereiche führt zu bereichsübergreifenden Prozessen, die durch Automatisierung, viele manuelle Schritte unnötig machen; selbst das Erstellen von Angeboten geht (in Odoo) direkt aus dem CRM heraus; und ein integriertes DMS setzt nicht nur das papierlose Unternehmen um, sondern hilft Buchhaltern ihr Tagesgeschäft in Rekordzeit zu erledigen. Rechnungen gehen im DMS ein, Dokumente werden per Knopfdruck digitalisiert, alle Rechnungen und Dokumente sind in der Cloud verfügbar: was die Zusammenarbeit enorm erleichtert und das Suchen von Dokumenten auf ein Minimum reduziert. Es kann auch von zu Hause kann gearbeitet werden - was für die meisten einen tollen Komfort bedeutet und dazu noch die Umwelt entlastet.
7. Weniger Softwares & Schnittstellen
Weniger Softwares & Schnittstellen bedeuten: geringere Kosten und weniger Ärger! Und Schnittstellen sind immer ein heikles Thema.
Bekommt eine angebundene Software ein Update, dann muss oft auch die Schnittstelle angepasst werden, mit allem was dazu gehört: hoher Zeitaufwand, Umsetzungskosten und auch Fehler sind die Tagesordnung (die ganze Bereiche lahmlegen können). Wer schon einmal damit zu tun hatte, kennt die Thematik. Wenn dann noch, Insellösungen ersetzt werden können - dann ist das ein zusätzlicher Grund, sich für ein modernes ERP zu entscheiden!
8. Transparenz & Gesamtüberblick
Für jeden einzelnen Geschäftsbereich ist Transparenz unerlässlich, um effizient arbeiten zu können. Ein ERP wie Odoo schafft das durch durchdachte Übersichten & Berichte, und durch Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Vorgänge.
So können auch komplexe Prozesse und kleine Details darstellt werden, die normalerweise verborgen bleiben. Diese verlässliche Transparenz, ermöglicht einen sehr guten Gesamtüberblick zum Unternehmen und seinen verschiedenen Bereichen: punktgenaue Übersicht der Finanzen, des Lagerbestands, der Arbeits- & Projektzeiten oder der Fertigung. Mit einem ERP haben Sie alles im Blick - wo auch immer Sie sind.
9. Motivation der Mitarbeiter
Motivierte Mitarbeiter arbeiten gern und mit Hingabe. Ein ERP kann die Basis dafür schaffen. Egal ob Angebote, Rechnungen oder Kontenausgleich: umständliche & ungeliebte Routinearbeiten sind selten, denn alles wird quasi per Knopfdruck erledigt. Das führt zu weniger Stress und Krankheitsausfällen und dafür zu mehr Freude bei der Arbeit; auch ist mehr Zeit für zwischenmenschlichen Beziehungen - was doch eigentlich das Leben ausmacht, oder? Gemeinsame Kaffeerunden und interessante Gespräche - darauf freut man sich gern! Und in einer entspannten Atmosphäre kommen auch die besten Ideen..
10. Dokumentation & DMS
Warum ist Dokumentation wichtig? Dokumentation bietet die Grundlage der Zusammenarbeit in einem Unternehmen, und das in allen Bereichen.
"Worum ging es noch mal beim Angebot für Firma Schmidt?". "Wie viele Stunden wurden für das Projekt benötigt?", "Welche Teile fehlen noch?", "Was hat der Kunde nochmal gesagt?" Sind Fragen, auf die das ERP eine Antwort weiß - denn alles wird im besten Fall in EINER zentralen Software dokumentiert.
Auch ist die Dokumentation elementar wichtig für die Buchhaltung bzw. den Finanzbereich: im DMS werden alle Dokumente & Rechnungen gesammelt, zugeordnet und gespeichert - und so das papierlose Unternehmen umgesetzt.
11. Verbesserte Kundenpflege & Kundenservice
Und auch der Kundenservice verbessert sich; denn eigentlich haben die meisten Bereiche eines ERPs, etwas mit ihren Kunden zu tun (außer vielleicht die Bereiche Personal & Finanzen).
Ein integriertes CRM & Helpdesk sind Garanten für einen starken Kundenservice. Alles geht ein wenig schneller, qualitativ besser und näher an den Bedürfnissen der Kunden entlang; alle Informationen befinden sich im ERP, alles wird dokumentiert und alles kann gleich im ERP erledigt werden: beantworten von Anfragen, Erstellen von Verkaufsangeboten & Reparaturaufträgen, automatische Status-Updates oder vereinbaren von Terminen..
12. Berichtswesen
Die Vorteile einer integrierten Software, zeigt sich auch in der Qualität der Berichte. Egal ob Verkauf, Einkauf, Lager, Fertigung oder Personal: alles ist abbildbar. Das ist nicht nur für die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter wichtig, sondern auch für Manager eines Unternehmens. Denn: Transparente Berichte, führen zu ganzheitlichen und besseren Entscheidungen, in allen Unternehmensbereichen!
Das spiegelt sich zum Beispiel in der Finanzübersicht wider, die in Echtzeit, genaueste Daten liefert.
13. Umweltschutz
Ein ERP bietet auch in Sachen Umweltschutz einiges.
Homeoffice (das durch ein Cloud-ERP ermöglicht wird) spart nicht nur Fahrtkosten, sondern hilft auch, den CO2 Ausstoß zu verringern.
Das geht auch durch minimieren des Postverkehrs, reduzieren des Papierverbrauchs (durch ein integriertes DMS), digitale Unterschriften, vermindern des Versand- und Güterverkehrs (optimierte Lagerhaltung) und grundsätzlich: des effizienten Einsatzes von Ressourcen.