ERP advantages

Reason to decide for an ERP

Freddy Czaja

Erreicht ein Unternehmen eine bestimmte Größe, ist die Einführung einer Enterprise-Resource-Planning Software unvermeidlich, um konkurrenzfähig zu bleiben. Wird trotzdem mit selbstgebauten Excel Listen gearbeitet oder mit einem Potpourri aus verschiedensten Softwares, ist irgendwann der Verwaltungsaufwand so hoch, dass eine große Anzahl an Mitarbeiter nur mit der Verwaltung des eigenen Unternehmens beschäftigt ist, anstatt produktiv zu arbeiten. Dieser Artikel zeigt ihnen, wozu Unternehmen ein ERP benötigen & was die Vorteile sind.

Was ist eine ERP-Software?

Eine Enterprise-Resource-Planning Software (ERP) hat die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Betriebsmittel, Personal und Kapital abzubilden und zu steuern. Alle hierfür benötigten Daten (Materialmengen, bestellten Produkte, Arbeitszeit, Geld usw.) gelangen automatisch oder manuell ins System und stehen danach nicht nur den verschiedenen ERP-Bereichen zur Verfügung, sondern beeinflussen sie gegenseitig. 

Automatische- , halbautomatische- und manuelle Prozesse verändern diese Informationen und Daten fortwährend, sodass jederzeit ein aktueller Status Quo vorhanden ist. Auf dieser Grundlage werden unternehmerische Entscheidungen getroffen, die wiederum Echtzeitdaten und Prozesse beeinflussen (Produktion von Waren, Einkauf von Materialien).

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Vorteile ERP

Eine Software für alle Prozesse

Unternehmen die 10 verschiedene Softwares einsetzen, wissen um den Aufwand der betrieben werden muss, um alles am laufen zu halten. Dabei sollten sie sich um ihre Dienstleistungen, Produkte und natürlich um ihre Kunden kümmern und nicht um die verschiedenen Unternehmenssoftwares und alles was damit zusammenhängt. Und viele verschiedene Softwares bedeuten meist viele Probleme: IT Spezialisten, Updates, Schnittstellen, Kosten, Entwicklung usw. Der Einsatz einer ERP Software die alles vereint, ist in den meisten Fällen die erste & beste Lösung. 

Abbildung Prozesse

Unternehmen die heutzutage ihre Prozesse nicht richtig abbilden können, sind gegenüber der Konkurrenz im Nachteil. So können z.B. Produktionsprozesse nicht ausgewertet werden oder die Steuerung des Materialeinkaufs ist nicht an der Fertigung ausgerichtet. Einfachstes Beispiel sind Produkte: die Anzahl der verkauften, eingekauften oder der gelagerten Produkte sind im ERP immer sichtbar, genauso wie die für die Fertigung benötigten Materialien, oder die Menge der beim Lieferanten verfügbaren Produkte (insofern integriert). Das alles hilft “just in time” zu bestellen, zu produzieren, zu liefern und somit das Geschäft am Laufen zu halten. Interessant wird es aber erst richtig, wenn Unternehmen Prozesse haben, die nicht im Standard abzubilden sind. Hier können ERP´s die customisable sind ihre volle Stärke ausspielen.

Optimierung Prozesse

Die Abbildung von Prozessen ist eng mit der Optimierung verbunden. Einfaches Beispiel sind hier Automatisierungen. Werden zum Beispiel Produkte verkauft, können automatisch oder halbautomatisch Verkaufs- & Versandbestätigungen per Mail versendet werden oder das Erstellen von Lieferscheinen, Rechnungen oder Versandscheinen auslösen. Das sind Standards im Handel, aber nichtsdestotrotz wichtige Elemente die eine enorme Zeitersparnis mit sich bringen. Anzuwenden sind diese Arten der Automatisierungen in fast allen Bereichen und Unternehmen.

Datenpflege

Das Einfügen, aktualisieren und insgesamt die Pflege von Daten ist einfacher, wenn nur ein System betreut werden muss. Auch werden so Redundanzen vermieden, die einfach nur viel Zeit kosten. Das Ganze betrifft auch die digitale Archivierung: Die Datenspeicherung in nur einer Software ist auf Dauer gesehen vorteilhafter, da bei der Verwendung von vielen Softwares die IT damit zu tun hat, die Systeme am laufen zu halten, was eben auch die Archivierung der Daten und Backups betrifft. 

Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird deutlich erleichtert, wenn mit den gleichen Datensätzen gearbeitet wird, da z.B. bei der Preisveränderung eines Produktes, diese Informationen sofort im Einkauf, Verkauf oder im Finanzbereich zur Verfügung stehen. Auch die Dokumentation von Vorgängen hilft bei der Zusammenarbeit. Informationen sind nicht in unzähligen Softwares verteilt, sondern werden an zentralen Stellen im ERP gespeichert, sodass alle Mitarbeiter darauf zugreifen & sie nutzen können. Des Weiteren können Mitarbeiter die schon mit dem ERP arbeiten, schnell an anderer Stelle eingesetzt werden, da sie sich mit dem System auskennen - was bei verschiedenen Softwares meist umständlich ist.

Echtzeitdaten, Analysen & Auswertungen

Für viele Unternehmen ist es besonders wichtig, exakte Echtzeitdaten zur Verfügung zu haben, um schnelle, fundierte Entscheidungen treffen zu können. Das betrifft zum Beispiel Bereiche wie Lager, Verkauf, Einkauf oder spezielle Prozesse wie bei der Fertigung im Bereich MRP oder der Produktionsplanung. Auch im Finanzbereich sind Analysen & Auswertungen in Echtzeit von Bedeutung, da oft genaue Daten benötigt werden. Transparenz heißt hier das Zauberwort.

Zeitersparnis & Kostensenkung

Viele der vorherig genannten Vorteile eines ERP´s stehen in Verbindung mit Zeitersparnis & Kostensenkung. Die unternehmerische Aufgabe ist es deshalb, Software so einzusetzen, dass alle Prozesse abgebildet und gesteuert werden können, bei maximaler Reduzierung der Kosten. Genau hierfür wurden ERP´s entwickelt: Enterprise-Resource-Planning Softwares bündeln Prozesse verschiedener Unternehmensbereiche, in einer Software zusammen.

Mitarbeitermotivation

Umständliche- , arbeitsaufwändige- & komplizierte Prozesse sind nichts was Mitarbeiter motiviert. Können Unternehmen das mit einer ERP Software minimieren, profitieren nicht nur die Unternehmenszahlen davon, sondern auch die Mitarbeiter - was wieder dem Unternehmen entgegen kommt: haben Mitarbeiter Spass bei der Arbeit, steigt die Produktivität und der Wille sich für die Firma einzusetzen, bei gleichzeitiger Senkung der Krankheitsstände durch Überlastung.

Kunden- & Lieferantenbeziehung

Der Kunde steht bei allen Unternehmen im Mittelpunkt - jedenfalls sollte es so sein. Aus diesem Grund ist ein ERP, welches ein integriertes CRM besitz, erste Wahl um das zu erreichen. Aber nicht nur das CRM ist dazu geeignet, sondern alle Prozesse im ERP die Kunden und Lieferanten zufriedener machen. Wir reden hier über die Erstellung und den Versand von automatischen Bestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Gutscheinen, Retourenscheinen und vieles mehr...

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