Warenwirtschaft für den Mittelstand

LAGERBESTÄNDE EFFEKTIV VERWALTEN DURCH AUTOMATISIERUNG

Freddy Czaja

Unternehmen des Mittelstandes müssen sich der Globalisierung stellen, niemand kann es sich leisten, nur auf den Erfolg der Vergangenheit zu verweisen. Das Einführen einer Warenwirtschaft ist immer mit großen Chancen aber auch mit Risiken verbunden. Bei der Einführung einer Warenwirtschaft oder eines ERP-Systems, sind im Vorfeld wichtige Fragen zu klären, damit es nicht zum scheitern des Vorhabens kommt. 

Was soll die neue Warenwirtschaft bewirken?

Eine Warenwirtschaft soll Prozesse erleichtern & eine bessere Übersicht ermöglichen. Dazu gehören zum Beispiel wiederkehrende Arbeiten, wie dass Erstellen von Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, bei gleichzeitiger doppelter Lagerbuchführung, wie es in Odoo möglich ist. Bei Veränderung von Lagerbeständen werden durch automatische Bestellvorschläge, Lücken in der Lieferkette geschlossen oder bei Produktabhängigen Überbeständen, Maßnahmen zur Reduzierung getroffen. Durch eine Warenwirtschaft weiß das Unternehmen genau, wie die Produktbewegung innerhalb & außerhalb des Unternehmens sind (was, wann, wo & wer). Jedes Unternehmen im Mittelstand, dass eine Warenwirtschaft einführen möchte, sollte genau reflektieren, was das taktische & strategische Ziel bei der Einführung einer Warenwirtschaft ist.

Regeln bei Einführung einer Warenwirtschaft oder ERP´s

+ Branchenlösung sind zu bevorzugen.

+ Agentur muss die Branche kennen & bedient haben

+ Lastenheft muss erstellt werden

+ Analyse des Lastenheft mit der Agentur, um sehr teuer Unternehmensanforderungen zu erkennen & zu besprechen

+ Unterstützung aller Unternehmensbereiche muss gewährleistet sein (Change Management)

+ Datenmigration darf nicht unterschätz werden

+ Die Mitarbeiterschulung ist ein Hauptbestandteil der Einführung einer WaWi oder des ERP´s.

Planung des Auftraggebers

+ Die Unternehmensstrategie sollte Grundlage für die Planung des ERP oder der Warenwirtschaft sein

+ ERP/WaWi Strategie: Was kann durch jede einzelne Funktion verbessert & optimiert werden. Diese Ausarbeitung geht dem Lastenheft voraus & ist existentiell wichtig.

+ Erstellung des Lastenhefts (Anforderungen)

+ Budgetplanung

+ Überprüfung der Anforderung auch während der Umsetzung des Projektes

+ Das Change Management muss während der Planung, bis weit über die Grenzen der fertigen Einführung der Wawi oder des ERP professionell umgesetzt werden.

Planung des Auftragnehmers

+ Planung der IT-Struktur

+ Planung der Personal & Zeit Ressourcen

+ Planung der Mitarbeiterschulung

+ Planung der Datenmigration & Einführung

Datenmigration & Einführung der Warenwirtschaft

Die Datenmigration & das live schalten des neuen Systems, sind die Augenblicke bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystem, die Herzrasen verursachen können... 

Vor der Datenmigration müssen die Altdaten bereinigt werden, um nicht unnötige Informationen in die neue Datenbank zu übertragen. Sobald das neue System live ist, sollte nur noch an der neuen Warenwirtschaft gearbeitet werden, um redundanzen zu vermeiden. Hier ist es wichtig, dass das Personal, mit der neuen Software umgehen kann. Dazu ist es nötig, dass die Personalschulungen schon vor der Einführung des neuen Systems begonnen werden und während & nach Einführung der Warenwirtschaft fortgeführt werden. Es hat sich in der Praxis bewährt, dass IT-Affine Mitarbeiter, eine noch intensivere Schulung erhalten sollten, damit sie die Aufgabe des Experten im Bedarfsfall übernehmen können.

Fazit - Warenwirtschaft im Mittelstand

Die Einführung einer neuen Warenwirtschaft oder ERP´s, soll dem Unternehmen kurzfristig und langfristig zu mehr effizienz verhelfen. Um das zu gewährleisten, ist eine ausgezeichnete Planung im Vorfeld nötig. Wenn Sie die oben aufgeführten Ratschläge beachten, steht der effektiven Umsetzung einer Warenwirtschaft nichts mehr im Wege.