Onlineshop & WaWi/ERP

...In einer Software

Freddy Czaja

Ein erfolgreicher Onlineshop, mit mehreren hunderttausend Bestellungen pro Jahr, hat neben der richtigen Ausrichtung, Strategie und dem Marketing, vor allem zwei wichtige Erfolgsfaktoren. Es ist die Onlineshop Software und die Warenwirtschaft/ERP-Software. Arbeiten beide Bereiche auf hohen Niveau, können sie ein Unternehmen sehr erfolgreich und effizient machen.

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Warum haben die meisten E-Commerce Unternehmen zwei oder drei Softwares im Einsatz?

Seit den 1990er Jahren wurden von Unternehmen eigenständige Onlineshops-Softwares entwickelt, welche die Bedürfnisse der Shopbetreiber und natürlich der Internetbenutzer befriedigen sollten. Hier kam es, genauso wie heute, auf gute Usability an und auf die einfache Verwaltung der Produkte und Bestellungen im Backend. Das Ganze wurde zu sehr komplexen Shopsystemen wie Magento (2008), die Mehrsprachigkeit unterstützen, Schnittstellen zu anderen Onlineshops wie Amazon und Ebay hatten, verschiedene Zahlungsmethoden unterstützen, Suchmaschinenfreundlich waren und vieles mehr. 

So wurden über die Jahre sehr gute E-Commerce Softwares entwickelt, die aber größtenteils keine Warenwirtschaft im System hatten. Und so kam es, wie es kommen musste: Die Onlineshop-Software reichte nicht mehr aus, um Produkte, Bestellungen und Kunden zu verwalten. Es musste also eine Warenwirtschaft her, die mit dem Shopsystem zusammen harmonierte.

Erst wenn ein Unternehmen erfolgreich verkauft, wird in der Regel über die Einführung einer Warenwirtschaft oder eines ERPs entschieden.

Probleme zwischen den Softwares

Die Probleme zwischen Onlineshop-Softwares und Warenwirtschaft/ERP-Softwares sind sehr vielfältig. Hier hat man es mit verschiedenen Programmiersprachen zu tun, die in der Regel nicht speziell für einander programmiert sind. Daraus ergibt sich oft, dass eine Middleware benötigt wird, um beide Systeme miteinander zu verbinden. Hier hat man es also mit einer Vielzahl von Technologien und Softwares zu tun, die es zu beherrschen gilt.

Verschiedenen Programmiersprachen

Updates auf neue Versionen

Middleware als dritte Software

Mehr Hardware

Abhängigkeit von Agenturen

Was muss eine Onlineshop-Software können

Die Onlineshop-Software muss in Sachen Suchmaschinenoptimierung auf der Höhe der Zeit sein. Unternehmen sollten bei der Entscheidungsfindung für eine Onlineshop-Software, das als einen der entscheidenden Faktor sehen. Ansonsten sind sehr guten Anbindungsmöglichkeiten an verschiedenen Verkaufskanäle, Zahlungsmöglichkeiten und Versanddienstleister ein Muss. Weiter sollte der Onlineshop responsive sein, da Käufer immer mehr direkt mit dem Handy oder Tablet einkaufen. Auch ist eine große Anzahl an fertigen Erweiterungen, Modulen und Plugins für die besonderen Anforderungen eines Onlineshops wichtig, um teure Eigenentwicklungen zu umgehen. Dann sind es diese vielen kleinen Dinge, wie das einfache Anlegen von Produkten und Kategorien, was einen sehr guten Onlineshop von der Mittelklasse unterscheidet. 

Suchmaschinenoptimierung

Gute Bedienbarkeit Frontend

Responsive Webdesign

Anbindungen

Fertige Plugins

Gute Navigationsmöglichkeiten

Anpassbarkeit

Gute Bedienbarkeit Backend

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Aufgaben einer Warenwirtschaft

Eine WaWi soll die Verwaltung eines Onlineshop erleichtern bzw. erst möglich machen. Hier haben Aufgaben wie Artikel- und Lagerverwaltung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Angebotsverwaltung und Auftragsverwaltung bzw. Bestellungen eine herausragende Bedeutung. Hinzu kommen Prozesse wie offene Zahlungen, Mahnungsverwaltung, Automatischer Zahlungsabgleich, Reklamationen und vieles mehr die es zu verwalten gilt. 

Artikel-, Kategorie- und Lagerverwaltung

Kunden- und Lieferantenverwaltung

Angebots- und Auftragsverwaltung

Bestellverwaltung

Automatischer Zahlungsabgleich

Offene Posten und Mahnungsverwaltung

Weitere Aufgaben

Preisverwaltung

Kundengruppenrabatte

Retourenanforderungen

Das alles kann eine WaWi teilweise abdecken, aber ein Enterprise-Resource-Planning System kann noch viel mehr…. 

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Einführung einer ERP-Software

Jedes große Unternehmen benötigt zur Verwaltung der internen und externen Prozesse eine Enterprise-Resource-Planning Software. Aus diesem Grund sollte ein E-Commerce Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten Warenwirtschaft auch ein ERP in Betracht ziehen, da hier neben den normalen Aufgaben einer WaWi auch das wichtige Personalwesen oder die Finanzwirtschaft integriert sind. So ist es nur logisch, dass heutzutage ein großer Teil der erfolgreichen E-Commerce Unternehmen, sich für ein ERP entscheidet.

Personaldaten

Arbeitsverträge

Lohn und Gehalt

Abrechnungen

Personalbeschaffung

Lohnbuchhaltung

Betriebsbuchhaltung

Anlagebuchhaltung

Debitoren

Personalspesen

Zeiterfassung

Stundenzettel

Urlaubstage

Finanzbuchhaltung

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Vorteile eines Systems

Onlineshop und ERP in einer Software

Die Vorteile eines Onlineshop mit integriertem ERP-Systems liegen auf der Hand! Alle Vorgänge werden innerhalb eines Systems ausgeführt und Daten müssen nicht zwischen mehreren Softwares verschoben werden. So ist es auch nicht nötig, eine Middleware zwischen Onlineshop und ERP zu installieren, die den Austausch von Daten ermöglicht. Die Folge ist, dass man nur noch eine spezialisierte Software Agentur benötigt und sich auch die möglichen Kosten für mehrere Softwares spart. Ebenfalls fallen doppelte Bereiche wie Bestellungen, Adressen oder Lieferungen weg, die leicht verwirrend sein können. Das Ganze kann sich auch positiv auf die jährlichen Kosten auswirken, da Ausgaben für Instandhaltung, Updates und Service der zusätzlichen Softwares entfallen. Zuletzt sollte nicht vergessen werden, dass durch die Einführung eines ERPs beinnahe alle Verwaltungsaufgaben eines Unternehmens im System abgebildet werden können.

Zusammengefasst

Keine Schnittstellen (Middleware) nötig

Alle Daten in einem System

Eine Agentur

Kostenersparnis

Zukunftsicherer