ODOO modul Personalspesen

Odoo 9 Tutorial

Freddy Czaja
Odoo CMS - a big picture

Innerhalb von Odoo 9 gibt es das Modul Personalspesen. Mit ihm ist es für Unternehmen möglich, sämtliche Personalspesen durch einen Manager verwalten zu lassen und Prozesse wie Spesen vorlegen, Genehmigung, Zahlung genau zu erfassen.

Grundsätzlich ist das Modul so aufgebaut, dass ein für den Bereich Personal verantwortlicher Manager, die Personalspesen genehmigen muss, damit Schritte wie die Bezahlung erfolgen können. Weiter ist es möglich, dass ein Mitarbeiter mit Odoo Zugang, seine Personalspesen selbst anlegt. Manager haben außerdem innerhalb des Bereiches Berichtwesen, eine umfangreiche Reporting Funktion. 

Anlegen von Personalspesen

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Der erste Schritt zum buchen der Personalspesen besteht im dem anlegen der Daten. Hierfür gehen Sie zu > Odoo > Personalspesen und klicken unter “Meine Personalspesen” auf den Button “Anlegen”. In dem Formular tragen Sie folgende Daten ein: 

Spesen Beschreibung: Ein eindeutiger Name für die Spesen.

Produkt: Hier können Sie entweder eine vorhandenes Produkt nutzen, ein Beispiel wäre ein Hotel welches Sie immer nutzen, oder Sie legen ein neues Produkt bzw. eine Spesenart an. Sämtliche schon im System vorhandenen Spesenarten können Sie in der linken Navigation unter “Spesen Produkte” einsehen.

Stückpreis: Das ist die Nettosumme der Personalspesen.

Anzahl: Die Anzahl verdoppelt den Gesamtbetrag. Sollten Sie zwei Übernachtungen in einem Hotel gehabt haben, wird es an dieser Stelle vermerkt.

Steuern: Unter Steuern geben Sie einfach die Mehrwertsteuer an. Sie ist bei einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Odoo, schon im System korrekt enthalten.

Gesamtbetrag: Gesamtsumme der Personalspesen mit Mehrwertsteuer.

Zahlung von: Hier gibt es zum einen die Möglichkeit “Mitarbeiter (zu vergüten)”, sie wird genutzt, wenn ein Mitarbeiter die Spesen mit seinem privaten Geld bezahlt hat. Die zweite Möglichkeit ist “Unternehmen” - falls mit einer Kreditkarte oder einer anderen Zahlungsform des Unternehmens gezahlt worden ist.

Datum: Tag des Spesenereignisses.

Mitarbeiter: Der Mitarbeiter welcher die Spesen verursacht hat.

Spesenjournal: Die Art der Rechnung

Notizen: Unterhalb des Formulars können Details notiert werden, die zum genehmigen des Spesenantrags nötig sind.

Dokumente: Dieser Button führt zu einem sehr wichtigen Bereich, in dem die Spesenrechnungen innerhalb von Odoo gespeichert und somit verfügbar gemacht werden.

Sind die Daten vollständig in Odoo eingetragen, kann gespeichert werden und durch betätigen des Buttons “Dem Manager vorlegen”, der Antrag dem Manager vorgelegt werden.

Der Manager

Der Manager kann die Spesen der Mitarbeiter eigenhändig eintragen. Die Hauptaufgabe besteht aber in der Verwaltung, wie das genehmigen der Anträge. Zu diesem Zweck verfügt der Manager in der rechten Navigation über die Bereich “Zur Genehmigung” und “Berichtwesen”.

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Zur Genehmigung

Der Bereich “Zur Genehmigung” ist für den Manager am wichtigsten, hier sieht er sofort neu eingestellte Personalspesen, die zur Genehmigung freigegeben werden müssen, sowie den Stand anderer Anträge. Zum besseren Überblick stehen ihm folgende fünf Ansichten zur Verfügung: Liste, Kanban, Formular, Pivot und Diagramm. Wichtigste Ansichten sind hierbei Liste und Kanban. 

Um in einem großen Unternehmen nicht die Kontrolle über alle Personalspesen zu verlieren, nutzen Manager in diesem Bereich den “Filter” sowie “Gruppieren nach”. Zu finden sind sie direkt unterhalb des Suchfeldes. Filter Möglichkeiten sind hier: Neu, Zur Genehmigung, Zu Bezahlen, Meine Teamspesen, Meine Personalspesen, Neue E-Mai und Former Employees. 

Unter “Gruppiere nach” können Sie nach Mitarbeiter, Produkt und Monat der Spesenauslage gruppieren.

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Abrechnung

Alle in das System eingegeben Personalspesen werden automatisch im Bereich > Odoo Abrechnung > Mitarbeiter Spesen aufgeführt. Hier ist von dem verantwortlichen Buchhalter der Status vorgelegt, genehmigt oder bezahlt einzusehen. Sind Personalspesen genehmigt worden, kann eine Buchung erfolgen und der Status vom Buchhalter, durch den Button “Buchung quittieren”, auf bezahlt gesetzt werden.

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Berichtwesen

Der Bereich Berichtwesen ist dem dem der Genehmigung sehr ähnlich. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie einfach in der linken Navigation auf Berichtwesen. In dem Bereich angekommen, sehen Sie sofort eine Pivot-Ansicht. Hier können Sie die Spesenabrechnungen, wie schon im Bereich Genehmigung, filtern und Gruppieren, um eine Auswertung zu anzeigen zu lassen.

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Konfiguration Spesen Produkte

In diesem Bereich können neue Arten Personalspesen angelegt oder bearbeitet werden. Es ist natürlich auch möglich, neue Spesenarten direkt beim anlegen von Personalspesenanträgen einzufügen. Manager haben durch diesen Bereich Zugang zu allen Arten von Personalspesen und das, Dank der Filter und Gruppierungs-Optionen, mit einer hervorragenden Übersicht. 

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