Odoo  Modul Mitarbeiter

Odoo 9 Tutorial Personal

Freddy Czaja

Kleine Unternehmen, die weniger als fünf Mitarbeitern haben, brauchen in der Regel keine Software, um alle Daten und Informationen ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Darüber hinaus ist es nicht nur sinnvoll, sondern notwendig, um die volle Kontrolle und Übersicht über Stundenzettel, Arbeitsverträge, Urlaub, Abrechnungen und sonstigen Informationen immer aktuell zu halten. An dieser Stelle kommt oft eine Personal Software oder ein ERP zum Einsatz. Unternehmen die Odoo ERP für die Fertigung, Einkauf, Verkauf (Warenwirtschaft), Projekte oder sonstiges nutzen, sind hier klar im Vorteil. Sie haben alles in einer sehr guten ERP Software zusammen. Wenn Ihr Unternehmen noch kein Enterprise-Resource-Planning System besitzt, obwohl viele Prozesse automatisch zu steuern wären, dann ist Odoo ERP eine hervorragende Lösung, um Prozesse besser zu steuern.

Im Bereich Odoo 9 Mitarbeiter gibt es die vier Hauptpunkte: Abteilungen, Mitarbeiter, Arbeitsverträge und Zielvereinbarungen. Der mit Abstand wichtigste ist hierbei selbstverständlich “Mitarbeiter”, in dem alle relevanten Daten aufgenommen werden und zu finden sind.

Odoo CMS - a big picture

Mitarbeiter

Unter dem Punkt Mitarbeiter können Sie alle Daten eines Mitarbeiters einsehen oder einen neuen Mitarbeiter anlegen. Hierzu gehen Sie zu > Odoo > Mitarbeiter > Mitarbeiter und klicken auf Anlegen. Als erstes geben Sie den Namen des neuen Mitarbeiters ein und fügen gleich daneben sein Foto hinzu, danach werden die Kontaktinformationen und auch die Position innerhalb des Unternehmens eingegeben. Hier haben Sie die Möglichkeit folgende selbsterklärende Daten einzutragen.

Öffentliche Informationen

Kontaktinformationen

Arbeitgeberanschrift

Handy (geschäftlich)

Arbeitsort

E-Mail (geschäftlich)

Telefon (geschäftlich)

Öffentliche Info

Weitere Informationen (für spezielle Infos in verlängerter Textform)

POSITION

Abteilung (Unterteilung zur besseren Zuordnung eines Mitarbeiters)

Arbeitsstelle

Manager (verantwortlicher Personalmanager)

Ausbilder

Persönliche Informationen

Wohnort & weitere Informationen

Nationalität 

Identifikationsnummer

Ausweis Nr.

Bankverbindung

STATUS

Geschlecht

Familienstand

Anzahl Kinder

Kontaktinformationen

Hier müssen Sie unter “Privatanschrift” eine neue Person anlegen, das ist zuerst ein wenig verwirrend, aber vom System her unbedingt nötig.

GEBURT

Geburtsdatum

Geburtsort

HR Einstellungen

Stundenzettel

Stundenlohn

Current Contract

Medizinische Untersuchung

Firmenwagen

Entfernung Wohnung-Arbeit

Status

Verknüpfter Benutzer - sobald der Mitarbeiter mit einem Odoo Benutzer verbunden wird, ist der vierte Reiter “Auszeichnungen” verfügbar.

Nach dem Eintragen der Grunddaten und Zusatzinformationen geht es weiter. In der rechts oberhalb gelegenen Übersicht (innerhalb des Mitarbeiters), sehen Sie die sechs Felder: Nicht archiviert, Leaves Left (Resturlaub), On Website, Arbeitsvertrag, Stundenzettel und Abrechnung. Von hier aus können sie schnell in einzelne größere Bereiche des Odoo Personalwesens navigieren.

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Stundenzettel

Verantwortliche Manager oder Mitarbeiter können hier die gearbeiteten Stunden in den Odoo Stundenzettel eintragen. Es ist darauf zu achten, dass hier Stundenweise, Tageweise, Wochenweise oder sogar über einen Zeitraum von über einem Monat Daten eingetragen werden können. Das ist insofern wichtig, da jede Zeiteinheit in Verbindung mit einer bestimmten Kostenstelle bzw. mit einem bestimmten Projekt steht. Leicht tricky wird es, wenn an einem Tag an mehreren Projekten gearbeitet wird. Hier werden dann unter Zusammenfassung durch mehrfach “Eintrag hinzufügen” eine neue Spalte hinzugefügt. Jetzt können mehrere Projekte untereinander angezeigt werden und die jeweilige Zeit gebucht werden.

Abrechnungen Mitarbeitervergütung

Um die Abrechnung für die Mitarbeitervergütung anzulegen müssen Sie auf Abrechnung klicken, den Button finden Sie oberhalb der Mitarbeiterübersicht. Dieser Bereich ist aber so komplex, dass wir ihn in einem extra Tutorial behandeln werden.

Leaves Left (Resturlaub)

In der Übersicht des Mitarbeiters sieht man durch diesen Punkt die genaue Höhe des Resturlaubs. Ansonsten kann hier direkt Urlaub beantragt und genehmigt werden.

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Arbeitsverträge

Unter Arbeitsverträge können sämtliche zum Vertrag relevanten Daten eingetragen werden. Ein Upload des original Arbeitsvertrags ist leider nicht möglich, kann aber programmiertechnisch angepasst werden. Zum Eingeben der Daten gehen Sie zu einen Mitarbeiter und klicken auf > Arbeitsverträge und dann auf Anlegen. Jetzt geben Sie die Vertragsreferenz ein, sie kann aus einem Namen, Buchstaben oder Zahlen bestehen. Der Name des Mitarbeiters ist automatisch eingetragen, nun geben sie noch die Arbeitsstelle, Abteilung und den Vertragstyp ein.

Unter > Informationen > Gehalt und sonstige Bezüge tragen Sie die Vergütung (Stundenlohn) und die Vergütungsstruktur ein.

Unter > Informationen > Dauer haben Sie die Möglichkeit die Probezeit und die Dauer der Beschäftigung einzutragen. Wichtige Punkte sind desweiteren die Arbeitszeiten und die geplante Zahlung.

Unterhalb der Informationen haben Sie noch die Möglichkeit, Notizen zum Arbeitsvertrag hinzuzufügen.

Der Reiter Arbeitsbeitrag neben Informationen verbirgt Zusatzinformationen wie Visa Nr., Arbeitserlaubnisnummer und Visa gültig bis.

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Zielvereinbarung

Unter diesem Punkt auf der linken Seite der Navigation verbirgt sich zum einen, die Möglichkeit einen Mitarbeiter auszuzeichnen, und zum anderen Zielvereinbarungen einzustellen. 

Auszeichnungen

Auszeichnungen kann man direkt innerhalb eines Mitarbeiterkontos vergeben oder indem man auf > Odoo > Mitarbeiter > Zielvereinbarung > Auszeichnungen klickt. Unter diesem Punkt haben Sie auch die Möglichkeit neue Arten von Auszeichnungen anzulegen. 

Zielvereinbarung

Unter Zielvereinbarung können Sie direkte Verkaufsziele, wie Gesamtsummen festlegen, die bei erreichen, automatisch eine Belohnung bzw. eine Auszeichnung auslösen. Auszeichnungen können auch nach einer bestimmten Zeitperiode ausgelöst werden.

Abteilungen

Ebenfalls in der linken Navigation befindet sich der Bereich “Abteilungen”. Dieser ist sehr nützlich, wenn es sich um ein größeres Unternehmen handelt. Personal-Manager können hier auf einen Blick sehen, ob neue Bewerber für offene Stellen im System sind oder eine Urlaubsanfrage gestellt worden ist, welche genehmigt werden muss.