Odoo Events

Odoo 9 Tutorials

Freddy Czaja

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Seminare, Events, Workshops oder Konferenzen anbieten, dann ist das Modul “Odoo Events” ein gute Möglichkeit alle Teilnehmer zu verwalten. Ideal wäre es hierbei, wenn Sie Odoo CMS gleichzeitig als Unternehmenswebsite nutzen würden, um Anmeldungen und Bezahlungen direkt über die Website zu managen.

Event anlegen

Seminar, Ausstellung, Konferenz, Training

Zuerst melden Sie sich im Odoo Backend an und klicken in der oberen Navigation auf “Events”. Anschließend klicken Sie in der linken Navigation ebenfalls auf “Events”. In der Übersicht sehen Sie nun die angelegten Events, Sie gehen aber auch “Anlegen” um ein neues Event zu erstellen. 

Odoo CMS - a big picture

Übersicht > Odoo > Events > Events

Die Übersicht zeigt die verschiedenen Events mit Namen, Anfangsdatum, Enddatum und Teilnehmer

Im neu geöffneten Bereich geben Sie in der ersten Zeile die Bezeichnung für das Event ein, danach folgt der Veranstaltungsort. Hier können Sie, wie in Odoo üblich, durch “Anlegen und Bearbeiten” einen neuen Veranstaltungsort hinzufügen. In der momentanen deutschen Übersetzung von Odoo 9 folgt nun “Termine & Notizen”, das ist ein Übersetzungsfehler und sollte eigentlich “Organisatoren” heißen. Hier tragen Sie wahrscheinlich Ihr eigenes Unternehmen ein. Der nächste Eintrag ist “Twitter Hashtag”, hier haben Sie die Möglichkeit wichtige Begriffe wie “Odoo” zu vermerken.

Auf der rechten Seite, neben “Verantwortlicher”, tragen Sie den verantwortlichen Manager für die Verwaltung des Events ein. Danach folgt das Feld Kategorie mit den möglichen Auswahlfeldern: Seminar, Ausstellung, Konferenz, Training. Hier können Sie auch eine neue Kategorie anlegen. Nun folgen das Startdatum und das Enddatum des Events, sowie die genauen Uhrzeiten. Die Uhrzeiten passen Sie an, indem Sie unter dem Kalender auf die kleine Uhr klicken.

Sind die ersten Daten eingetragen, kommen wir zu dem Reiter “Karten” der leicht unterhalb der bisher ausgefüllten Felder liegt. Hier geht um Daten wie Bezeichnung, Produkt, Verkaufsstart, Preis, verfügbare Plätze, Reservierungen und unbestätigte Reservierungen.

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Grundsätzlich haben Sie nun die Möglichkeit, mehrere buchbare Module für eine Veranstaltung anzulegen. Wir gehen aber davon aus, dass es bloß ein zu buchendes Event gibt.

Sie klicken also auf den Button “Eintrag hinzufügen”. Unter “Name” tragen Sie einfach nochmal den Namen des Events ein. Danach folgt “Produkt”, hier können Sie entweder aus einem bestehenden Produkt (Veranstaltung) wählen oder eine neues Event anlegen. Das ist natürlich sehr sinnvoll, falls sich dieses Event wiederholt. Der nächste Punkt ist “Verkaufsstart”, hier tragen Sie einfach das Datum für den Beginn des Kartenvorverkaufs ein. Danach folgt der “Preis” für die Karte (Teilnahme). Der Punkt “Max. verfügbare Sitzungen” ist wieder ein leichter Übersetzungsfehler, denn es sollte eigentlich “Max. verfügbare Plätze” heißen. Die nachfolgenden Punkte “Reservierungen” und “Unbestätigte Reservierungen” können Sie nicht ausfüllen. Sobald Sie das Event im Backend angelegt haben, erscheint es auf der Website und User können es ab diesen Zeitpunkt buchen. Selbstverständlich muss dazu der Bereich “Events” auf der Website integriert sein.

Teilnehmer an Veranstaltungen

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeiten eine Veranstaltung direkt auf der Website zu buchen oder die potentiellen Teilnehmer müssen von dem Verantwortlichen des Unternehmens, manuell eingetragen werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass es drei verschiedene Zustände für Teilnehmer gibt. Der erste Zustand ist “nicht bestätigte Anmeldung”, hier liegt eine Anmeldung vor, bei der zum Beispiel noch keine Zahlung für Teilnahme eingegangen ist. Der zweite Zustand ist “bestätigter Teilnehmer”, hier ist schon die Zahlung für die Veranstaltung eingegangen und der Teilnehmer wurde manuell bestätigt. Der dritte Zustand ist “Erwartete Teilnehmer”, das Ganze ist die Gesamtzahl der nicht bestätigten- und der bestätigten Teilnehmer. Die Anzahl der “Erwartete Teilnehmer” ist direkt in der ersten Übersicht von Events zu sehen.

Manuelles Anlegen eines Teilnehmers

Dazu gehen Sie in Odoo 9 auf > Event (obere Navi) > Event (linke Navi). In der Übersicht sehen Sie nun verschiedene Events, dazu gehören der Name, Beginn (blaues Feld), Enddatum und Zeit, sowie die erwarteten- und bestätigten Teilnehmer. Sollte noch kein Teilnehmer angemeldet sein, erscheint hier “0 Teilnehmer”. Nun haben Sie die Möglichkeit direkt auf diesen Link zu klicken, um zur Teilnehmerlist zu gelangen oder Sie klicken direkt in das Event hinein und dann rechts oben in der Übersicht auf “Teilnehmer”.

Hier angelangt, legen Sie manuell einen neuen Teilnehmer an, indem Sie auf “Anlegen” klicken. Jetzt tragen Sie alle Daten ein und gehen auf “speichern”. Auf “Veranstaltung bestätigen” sollten Sie erst klicken, wenn der Teilnehmer bezahlt hat. Nachdem Sie auf speichern geklickt haben, können Sie eine E-Mail mit alle nötigein Informationen, wie z.B. die Zahlungsmodalitäten schicken. Dazu klicken Sie einfach auf den blauen Button “E-Mail senden”.

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Sponsoren

Sie haben die Möglichkeit einem Event, Sponsoren zuzuordnen Dazu gehen Sie in ihr Event und dann oben rechts auf “Sponsoren”. Auf der neu geöffneten Seite können Sie den entsprechenden Sponsor auswählen oder einen neuen Sponsor anlegen.

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