Odoo CRM Marketing - Newsletter & Massenmails

Tutorial

Freddy Czaja

Einfaches versenden von Massenmails & Newsletter, bei voller Kontrolle über die Performance, sind für Odoo 9 kein Problem, denn dafür gibt es die App “Massenmail Kampagnen”. 

Was ist der Vorteil von Odoo CRM & des Marketing Moduls?

Durch die Verbindung von ERP und CRM, können viele Marketing-Prozesse innerhalb von Odoo gesteuert werden. Es ist also nicht nötig, eine zweite Software zu kaufen und sie mittels einer Schnittstelle mit dem ERP zu verbinden. So können Daten wie E-Mail, Telefon & Namen genutzt werden, um das Unternehmen mittels Marketingmaßnamen, noch erfolgreicher zu machen. 

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Beispiel

Ein Newsletter wird an Bestandskunden versandt, in dem eine neue Dienstleistung angeboten wird. Innerhalb der E-Mail wird auf ein Formular verwiesen, dass einem potentiellen Kunden die Möglichkeit gibt, die Dienstleistung zu buchen oder nähere Informationen zu erhalten. Sobald ein Kunde das Formular abschickt, wird im Bereich Odoo CRM Verkauf, ein neuer Lead (Anfrage oder Interesse) erstellt, der dann von einem Verkäufer bearbeitet werden kann. Das Ganze würde übrigens auch mit der Beantwortung der Mail funktionieren. Odoo Marketing in Verbindung mit Odoo CRM Verkauf kann so neue Interessenten (Leads) im System aufnehmen, um sie in Chancen und letztendlich in Aufträge und Kunden zu verwandeln. 

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Odoo App installieren

Um alle Features nutzen zu können, müssen Sie zuerst die Odoo App “Massenmail Kampagnen” installieren. Dazu gehen Sie in der oberen Navigation auf > App und geben im Suchfeld “Massenmail” oder “Kampagnen” ein, danach installieren Sie einfach die App mit einem Klick. Ist die Installation abgeschlossen, finden Sie in der oberen Navigation den Punkt “Massenmailing”.

Kampagne

Eine Kampagne ist in Odoo ein übergeordneter Bereich, in dem mehrere Aktionen zusammengefasst werden. Das Ganze ist ähnlich aufgebaut wie Google Adwords, wo der oberste Bereich als “Kampagne” bezeichnet wird und große Teilbereiche vereint.

Menüpunkt Kampagnen einrichten

Der Bereich “Kampagne” ist nach der Installation des Odoo CRM Moduls (App) “Massenmail Kampagnen” nicht zu sehen, er muss erst aktiviert werden. Dazu gehen Sie zu > Massenmailing > Einstellungen und setzen den Button von “Do not organize and schedule mail campaigns (easy)” auf “Allow using marketing campaigns (advanced)”, danach klicken Sie auf “Anwenden”. Nun ist in der linken Navigationsebene der Punkt “Kampagnen” zu sehen. 

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Marketing Kampagne anlegen

Um alle Maßnahmen wie Newsletter oder Massenmails zu organisieren, sollten sie in Kampagnen zusammengefasst werden. Dazu gehen Sie in den Bereich > Massenmailing > Kampagnen (linke Navigation). Hier sehen sie in einer Kanban Ansicht die Spalten: Ausführungsplan, Design und Gesendet, plus einer Spalte zum hinzufügen eines neuen Bereichs. Um nun eine neue Kampagne anzulegen, klicken Sie auf “Anlegen”, geben die neue Kampagnen Bezeichnung ein und einen Verantwortlichen. Desweiteren können Sie noch Tags eingeben und unter Nachverfolgung das “Medium” was für die Kommunikationsmethode steht. Wir geben hier zum Beispiel “Mail” ein, wenn es ein Mail-Newsletter ist. Innerhalb von “Quelle” geben wir den “Verkaufskanal” an, das wären z.B. Newsletter, Suchmaschine oder Facebook. Danach kann die Kampagne gespeichert und eine erste Mail (Massenmail) oder Newsletter angelegt werden.

Odoo CMS - a big picture
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Kampagnenstufen

Unter dem Bereich Kampagnenstufen, der in der linken Navigation unter Konfiguration zu sehen ist, können wie der Name schon sagt Schritte der Kampagne eingestellt werden. Zu sehen sind sie, wenn man auf den Bereich “Kampagnen” klickt.

Mails und Newsletter anlegen

Eine Kampagne kann ein Newsletter sein oder auch eine Massenmail an Bewerber, Kunden, Chancen des Verkaufs, Newsletter Abonnenten und vieles mehr. 

Die neue Aktion wird angelegt, indem Sie in der linken Navigation auf > Massenmailings klicken und dann auf “Anlegen”. Nun geben Sie den Absender an und den Betreff. Der Betreff ist wichtig, da er erstens von den Empfängern gesehen wird und zweitens der Name der Kampagne ist. Aber auch beim Absender sollten Sie darauf achten, dass vor der E-Mail Adresse entweder der Firmenname oder ein anderer relevanter Absendername steht. Unterhalb des Betreffs werden die Empfänger ausgewählt. Hier sind in Odoo 9 Massenmailing schon vier vorausgewählte Bereiche zu sehen: Bewerber, Interessenten/Chancen, Kunden und E-Mail Empfängerliste. Bei allen Möglichkeiten außer “E-Mail Empfängerliste” klicken Sie zur Auswahl von bestimmten E-Mail Adressen auf “Change selection”, um dann einen Haken in die Empfänger zu setzen (falls nicht alle Adressen angeschrieben werden sollen), danach klicken Sie auf den Button “Auswählen”. Nun sehen Sie die Anzahl der ausgewählten Adressen z.B. “12 ausgewählte Datensätze” in der Übersicht.

Unterhalb der Empfänger haben Sie auch die Möglichkeit eine Datei anzuhängen.

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Mail Body - Inhalte hinzufügen

Wirklich hervorragend ist das zusammenstellen der Mailinhalte. Hier arbeiten Sie mit einem “Website Builder” bei dem per Drag and Drop (ziehen und fallen) die Inhalte erstellt werden. 

In der Odoo 9 Enterprise Version hat man eine große Auswahl an fertigen, sehr schönen Mail Themes, die ein professionelles versenden von Newslettern und Massenmails noch einfacher machen.

Zum erstellen des Inhalts wählen Sie zuerst ein einfaches Theme aus (falls Sie keine E-Mail Vorlage erstellt haben), danach fahren Sie mit der Maus an den linken Rand des Inhalts bis sich der Website Builder (Insert Blocks) öffnet. Hier finden Sie die drei Bereiche “Header, Body und Footer”, in der verschiedene gestaltete Inhaltselemente zu sehen sind. Sie müssen sich das Ganze so vorstellen wie eine Website: Im Header sind das Logo und relevante Daten zu finden. Der Body beinhaltet die Kernaussage der E-Mail und den ganzen Text und die Bilder. Im Footer können ebenfalls unternehmensrelevante Daten stehen und Verlinkungen zu Facebook, Twitter oder Xing.

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Schritte

Sie beginnen zuerst mit dem Header und ziehen dafür ein Element mit einem Logo oder mit Text heraus. Anschließend bearbeiten sie den Body, wie beim Header ziehen Sie auch hier Inhaltselemente in die E-Mail, so wie es Ihnen am besten gefällt. Das gleiche machen Sie dann auch mit dem Footer. Zum Schluss oder zwischendurch ersetzen Sie die Bilder und den Text mit Ihren Inhalten. Die obere Navigation ist dazu noch mit den verschiedensten Möglichkeiten gespickt, Änderungen am Design vorzunehmen. Dazu gehört das einfügen von Listen, Schriftfarben, Schriftgrößen, Schriftstärken und Schriftschnitten oder das ändern der Überschriften in H1, H2 oder H3. Danach speichern Sie am besten, damit nichts verloren geht. Sollte Ihnen der Inhalt nicht gefallen und Sie möchten doch eine andere Vorlage wählen, dann müssen Sie auf den blauen Button “Theme” klicken, der sich rechts oberhalb des Dokuments befindet.

Optionen

Unter den Optionen (wir sind noch beim erstellen der E-Mail) befindet sich wichtige Punkte, wie der Zeitpunkt zum automatischen versenden der E-Mails. Hier können Sie sowohl das Datum und die Zeit bestimmen. Dieser Punkt heißt in Odoo 9 “Schedule in the Future”. Desweiteren ist die Adresse wichtig, an die die Antworten gehen, denn sie ist eine Verbindung zu Odoo CRM. Positive Antworten auf ein Angebot werden so direkt als Lead im Bereich “Odoo Verkauf” aufgenommen.

Ein weiterer Punkt ist “A/B Testing percentage”, hier haben sie die Möglichkeit einer prozentualen Menge an Empfängern eine Mail zu schicken, wobei die Empfänger zufällig gewählt werden. Nicht zu vergessen ist der Punkt “Kampagne”, bei dem Sie die übergeordnete Kampagne für den Newsletter oder die Massenmail festlegen. Das ist wichtig, damit Sie später unter > Kampagnen den Erfolg aller Maßnahmen und Aktionen messen können.

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E-Mail Empfängerlisten

In Odoo können Sie Empfängerlisten neu anlegen, um Daten zu importieren oder Empfänger manuell einzupflegen. Dies ist aber aus gesetzlicher Sicht nicht ganz unbedenklich, da mögliche Empfänger eines Newsletters diesen selbst angemeldet haben müssen. Hier sollte das Double-Opt-in-Verfahren zum Einsatz kommen, bei dem der Kunde in einem zweiten Schritt dem Newsletter zustimmen muss. Anzulegen ist eine neue Empfängerliste indem Sie in der linken Navigation auf “E-Mail Empfängerlisten” klicken und dann auf “Anlegen”. Hier geben Sie den Namen der Liste ein und müssen einen “Popup Content” per Website Builder anlegen. Wichtig ist hierbei, dass Sie aus dem Website Builder einen Bereich aus “Structure” und einen aus “Content” in das Feld ziehen, da ansonsten beim speichern eine Fehlermeldung angezeigt wird. Danach können Sie speichern und die E-Mail Adressen entweder manuell einpflegen oder importieren. Um in den Bereich zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Link “Empfänger” der sich rechts oben innerhalb des Dokuments befindet.

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E-Mail Vorlagen anlegen

Eine sehr einfache Sache, die das schnelle erstellen von Newslettern und Mails erleichtert, ist das anlegen von E-Mail Vorlagen. Sollten Sie Odoo Enterprise nutzen, haben Sie schon eine große Auswahl an Themes. Ansonsten funktioniert es so, dass Sie in der linken Navigation auf “E-Mail Vorlagen” klicken und dann auf “Anlegen”. Nun geben Sie die neue Bezeichnung ein und den Bereich für den er gelten soll. Zur Auswahl stehen zum Anfang: Interessent/Chance, Bewerber, Massenmails Kontakt und Partner. Danach folgt das erstellen des Inhalts. Hierzu fahren Sie mit der Maus über das im Inhaltsbereich zu sehende Bild, bis der Button “Select” erscheint. Jetzt erstellen Sie wie in Odoo üblich, mit dem Website Builder, die Struktur der Vorlage. Dazu ziehen Sie einfach per Drag and Drop Elemente in den Inhalt der Vorlage. Danach fügen Sie Ihre Texte und Bilder ein und passen alles an. Nach dem speichern, steht Ihnen nun die neue Vorlage sofort zur Verfügung.

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Controlling Kampagne

Der Erfolg einer Kampagne und der darin enthaltenden Aktionen, kann auf vielfältige Weise innerhalb der App ausgewertet werden. Die erste Anlaufstation ist die Übersicht, wenn man auf den Reiter “Kampagnen” klickt. Hier sieht man die verschiedenen Kampagnen mit den wichtigen Daten wie:

+ Anzahl der abgeschickten Mails

+ Anzahl der angekommenen Mails

+ Anzahl der geöffneten Mails

+ Anzahl der Beantworteten Mails

+ Klicks auf eine Verlinkung

Um eine einzelne Mail auf ihren Erfolg zu überprüfen, kann man direkt über “Kampagnen” durch klicken auf eine Kampagne, in die Übersicht der einzelnen Aktion (Massenmail) gelangen. Nun sieht man den Status der Mail, da sie sich in einer bestimmten Spalte befindet. Weiter Daten sind:

+ Anzahl der geöffneten Mails

+ Anzahl der Beantworteten Mails

+ Klicks auf eine Verlinkung

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