Odoo App Urlaubstage

Tutorial über die Verwaltung der Urlaubstage in Odoo 9

Freddy Czaja

Die Verwaltung der Urlaubskonten aller Angestellten, muss in allen Unternehmen sehr gut organisiert sein, damit eine lückenlose Nachverfolgung möglich ist. Unternehmen die nicht konsequent sind, werden früher oder später nicht nur einen höheren Verwaltungsaufwand haben, sondern auch Probleme mit den Angestellten. Das wirkt sich dann auf die Arbeitsmoral aus und verschlechtert zusätzlich das ganze Betriebsklima.

Leichte Verwaltung der Urlaubstage

Durch Odoo ERP kann sehr viel Zeit bei der Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Urlaubstagen eingespart werden. So ist es möglich, dass alle Mitarbeiter eines kleinen oder mittelständischen Unternehmen, einen eigenen Zugang zum Odoo Bereich Urlaubstage haben. Dadurch können sie selbstständig und sehr einfach, ihren Urlaub beantragen und auch den momentanen Stand der restlichen Urlaubstage einsehen. Der verantwortliche Personalmanager hat nun die Möglichkeit, den Urlaub zu genehmigen, den Urlaubsgrund einzusehen oder auch die zur Verfügung stehenden Urlaubstage zu prüfen.

Sollten Urlaubstage schriftlich abgegeben werden, kann der verantwortliche Manager die Daten manuell in Odoo einpflegen und so eine lückenlose Übersicht gewährleisten.

Urlaubsanspruch anlegen 

(Jahresurlaub)

Zuerst loggen Sie sich in Odoo ein und gehen in der oberen Navigation auf den Menüpunkt “Urlaubstage”. Nun ist der erste Schritt, das Anlegen des Urlaubsanspruchs eines einzelnen Mitarbeiters. Dazu gehen Sie in der Linken Navigation auf “Urlaubsanspruch” und klicken danach auf den blauen Button “Anlegen”. Nachdem sich das Fenster geöffnet hat, geben Sie bei “Beschreibung” z.B. “Gesamturlaub 2016” ein. Bei “Abwesenheitstyp” können Sie aus den vorgegebenen Daten wählen, für den normalen Urlaub sollten Sie z.B. “verbleibende Urlaubstage 2016” auswählen. Unter Dauer tragen Sie den gesamten Jahresurlaub oder den anteiligen Jahresurlaub ein, falls ein Mitarbeiter im laufenden Jahr eingestellt worden ist. Bei “Modus” tragen Sie “nach Mitarbeiter” ein, da der Bereich den Sie gerade ausfüllen, sich auf einen einzelnen Mitarbeiter bezieht. Als letztes kommen wir zum Punkt “Mitarbeiter”, hier wählen Sie einen einen bestimmten Mitarbeiter aus oder legen einen neuen an. Nun können Sie als verantwortlicher Manager, den Urlaubsanspruch durch klicken auf den oben gelegenen blauen Button genehmigen und danach den Urlaubsanspruch speichern.

Urlaubsanfrage stellen

Um eine Urlaubsanfrage zu erstellen, gehen Sie in der linken Navigation, unter “Mein Urlaubskonto” auf “Urlaubsanfrage”. Nun sehen Sie eine Monats-Kalenderansicht, die Sie auch auf Woche oder einen einzelnen Tag umstellen können. Das machen Sie durch klicken der Felder “Tag, Woche, Monat” über dem Kalender. Zurück zur Monatsansicht - Hier sehen Sie wahrscheinlich nur wenige Einträge, das kann daran liegen, dass in der oberen Suchfilter-Einstellung “meine Anfragen” steht. Das sollten Sie als Manager einfach löschen, um alle Urlaubsanfragen zu sehen. Möchten Sie nun als Manager des Portals oder Angestellter einen Urlaub beantragen, dann klicken Sie auf den entsprechenden Tag (Anfangstag) im Kalender. Dort öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Eingabefelder ausfüllen müssen. Haben Sie das erledigt können Sie speichern. Manager habe hier gleichzeitig die Möglichkeit, den Antrag zu genehmigen.

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Genehmigen der Urlaubstage

Der Bereich Genehmigen der Urlaubstage ist nur für Manager interessant und zu verwalten. Um alle Urlaubsanträge und ihren Status einzusehen, gehen Sie in der linken Navigation auf “Urlaubstage” und passen zuerst die obere Filtereinstellung an. Die Standardeinstellung ist “Zur Genehmigung” und “Urlaub meiner Abteilung”. Nun haben Sie die Möglichkeit neue Urlaubsanträge einzusehen, zu genehmigen oder auch zu löschen. Zum genehmigen klicken Sie einfach auf die entsprechende Anfrage und im Antrag selbst auf den blauen Button “Genehmigen”.

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Übersicht restlichen Urlaubstage

Um die restliche Urlaubstage einzelner oder aller Angestellten einzusehen, gehen Sie bitte in der linken Navigation auf “Auswertung Urlaubskonto”. Nun sollten Sie auch hier wieder die obere Filtereinstellung löschen oder anpassen. Danach klicken Sie unter der Suchmaske auf “Gruppiere nach” und dann auf “Mitarbeiter”. Jetzt sehen Sie die restlichen Urlaubstage alle Mitarbeiter auf einen Blick und können durch klicken auf einen einzelnen Mitarbeiter, alle verbrauchten und restlichen Urlaubstage einsehen. Ebenfalls ist das Ganze auch in der linken Navigation unter > Berichte > Urlaubstage möglich.

Berichte

Unter Berichte, in der linken Navigation, haben Sie die Möglichkeit einen schnellen oder auch einen umfangreichen Blick auf die Urlaubstage aller Mitarbeiter zu nehmen. Dazu stehen Ihnen die zwei Menüpunkte “Leave Details und Urlaubstage” zur Verfügung. 

Unter “Leave Details” sehen Sie die wichtigsten Daten aller Urlaubsanfragen auf einen Blick. Hier können Sie durch Filter und Gruppierungen die Auswahl auf Ihre Bedürfnisse einschränken.

Im Bereich Urlaubstage sehen Sie eine Pivot Tabelle. Sie gibt Ihnen einen ausgezeichneten Überblick über die bisher genommenen Urlaube und den Resturlaub aller Mitarbeiter.

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Konfiguration

Unter Konfiguration können Sie die verschiedenen Arten von “Abwesenheitstypen” festlegen. Der wichtigste Abwesenheitstyp ist hierbei natürlich der normale Jahresurlaub. So könnten hier also folgende Abwesenheitstypen eingestellt worden sein:

Verbleibender Urlaub 2014

Verbleibender Urlaub 2015

Verbleibender Urlaub 2016

Ansonsten sind unbezahlter Urlaub & Ausgleichstage eine mögliche Variante von Abwesenheitstypen.