Odoo App Inventar

Odoo 9 Tutorial

Freddy Czaja

Die Verwaltung des Inventars ist für alle Unternehmen eine großen Herausforderung. Dabei nimmt der Verwaltungsaufwand stetig zu, je größer das Unternehmen ist. Hat ein Einmannbetrieb nur einen PC und einen Monitor ist das Ganze sehr übersichtlich und bedarf keiner großartigen Verwaltung. Anders sieht es aus, wenn 50 Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten. Hier sollte das Inventar sehr genau verwaltet werden, um nicht die Kontrolle zu verlieren. 

Warum sollte das Inventar eines Unternehmens in einer Software verwaltet werden?

In einem Unternehmen ist es wichtig, jederzeit zu wissen, wo ein Inventargegenstand ist und wer es nutzt. Auch kann durch die Aufnahme aller Produktdetails, das Gerät einwandfrei identifiziert werden. Gleichzeitig werden zum Beispiel in Odoo ERP automatische Notizen erfasst, falls sich diese Daten ändern. Ein wichtiger Punkt ist ebenfalls, dass Inventar-Verantwortliche von hier aus Reparaturen und sonstige Vorgänge organisieren können.

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Inventar anlegen

Der erste Schritt ist das Anlegen eines Inventargegenstandes. Typisches Inventar sind Computer, Drucker, Monitore oder Handys, weiter können teure Bürosessel oder Schreibtische ebenfalls zum Inventar gehören.

Zum Anlegen eines Inventargegenstandes gehen Sie bitte zu Odoo und dann in der oberen Navigation auf Inventar. (Sollte die App “Inventar” noch nicht installiert sein, gehen Sie bitte in der oberen Navigation auf den Menüpunkt App, um sie zu installieren.) Sobald Sie im Bereich Inventar sind, klicken Sie in der linken Navigation ebenfalls auf “Inventar” (Startansicht des Bereichs). Nun sehen Sie die Kanban-Übersicht des Inventars ihres     Unternehmens. Das Ganze ist eingeteilt in verschiedenen Hauptbereiche wie “Computer, Drucker, Monitore, Telefone usw.”. 

Odoo CMS - a big picture

Jetzt klicken Sie auf den blauen Button “Anlegen” und erstellen einen neuen Inventargegenstand. Nach öffnen der Seite, tragen Sie zuerst den Namen des Produkts ein, dann folgt die Kategorie unter der es erscheinen soll und danach die Seriennummer, damit es einwandfrei zu identifizieren ist. Nun geben Sie ein, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung das Gerät nutzt. Rechts daneben können Sie das Gerät optional einem Techniker zuweisen. Unter Beschreibung können Sie nähere Informationen zu allen Vorgängen vermerken. Hinter dem Reiter Produktinformationen können Sie noch den Lieferanten, Lieferantenreferenz, Modell, Kosten, Garantie und Einsatzort vermerken. Damit sind die Eintragungen vorerst erledigt. Rechts oben sehen Sie noch den Zugang zum Bereich “Maintenance”, was soviel wie Instandhaltung heißt. Dazu kommen wir aber gleich. 

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Folgende Daten werden in Odoo Inventar vermerkt

Bezeichnung

Kategorie

Seriennummer

Nutzung von Abteilung oder Mitarbeiter X

Techniker

Lieferant

Lieferantenreferenz

Modell

Kosten

Garantie

Einsatzort

Beschreibung

Inventar defekt

 Reparaturauftrag auslösen

Sobald ein Inventargegenstand defekt ist, kann im ERP´s ein interner Reparaturauftrag in Auftrag gegeben werden. Dazu können Sie innerhalb des Gerätes im Inventar, auf das oben rechts gelegene Feld “Maintenance” (Instandhaltung) gehen oder in der seitlichen Navigation auf “Maintenance Request” (Instandhaltungsanforderungen). Hier sehen Sie eine Kanban-Übersicht mit den geöffneten Spalten “New Request (Anfrage)” “In Bearbeitung” und die geschlossenen Spalten “Repariert” und “Ausschuss melden”. Ganz rechts können Sie noch eine Spalte hinzufügen, falls Sie für den Reparaturvorgang noch einen Schritt benötigen. Um Aufträge zu verschieben, ziehen Sie sie einfach per drag and drop in eine andere Spalte.

Wir wollen jetzt aber einen neuen Reparaturauftrag erstellen und klicken deshalb auf den blauen Button “Anlegen”. Nun tragen Sie zuerst den Betreff ein, dann unter Absender ihren eigenen Benutzer, das macht in der Regel ein verantwortlicher Manager. Unter “Activa” suchen Sie den Inventargegenstand heraus, falls er noch nicht eingetragen ist. Die nachfolgende Kategorie wird in der Regel automatisch befüllt. Auf der rechten Seite neben “Repair Responible” tragen Sie den Verantwortlichen für die Reparatur ein. Anschließend können Sie noch Sterne für die Priorität des Auftrags vergeben und darunter noch nähere Informationen zu dem Auftrag vermerken. Nachdem Sie alles eingetragen haben, können Sie das Dokument speichern. Nun befindet sich der Auftrag in der Kanban Übersicht unter “Maintance Request”. Im nächsten Abschnitt erklären wir Ihnen welche Schritte nun durchgeführt werden.

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Vorgang Reparaturen durchführen

Sobald der Reparaturauftrag erstellt worden ist, kann er entweder intern oder extern durchgeführt werden. Die zentrale Verwaltungsstelle bleibt trotzdem der Bereich “Inventar”. Wir nehmen als Beispiel, dass bei einem PC eine Software nicht mehr richtig funktioniert. Aus diesem Grund wurde im Auftrag der Unternehmens- Administrator als Verantwortlicher vermerkt. Er besitzt im Idealfall auch einen Zugang zur Odoo App Inventar und erhält sobald der Reparaturauftrag aufgegeben worden ist, eine automatische E-Mail. Anschließend geht er zu Odoo in die Kanban-Übersicht des Bereichs “Maintenance Request”. Hier kann er den Reparatureintrag einsehen und ihn z.B. in die Spalte “In Bearbeitung” verschieben. Danach kann er sich dem entsprechenden Gerät und seinem Problem widmen.

Nachdem das Problem behoben ist, verschiebt er den Auftrag in der Kanban-Übersicht in die Spalte “Repariert” und trägt ein entsprechenden Kommentar ein.