Odoo App Fahrzeugflotte

Odoo 9 Tutorial

Freddy Czaja

Odoo 9 gibt Unternehmen die Möglichkeit ihre eigene Fahrzeugflotte zu verwalten. Das  dafür zuständige Modul heißt ebenfalls “Fahrzeugflotte”. Sämtliche Bereiche wie Fahrzeuge, Fahrzeugverträge, Tachometer, Tankprotokolle, Servicekontrolle werden separat verwaltet und können im Bereich Fahrzeugkosten, Kosten oder voraussichtliche Kosten übersichtlich angezeigt werden.

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Fahrzeuge

Der erste Bereich im Modul Fahrzeugflotte heißt Fahrzeuge. Hier werden die einzelnen Fahrzeuge des Unternehmens angelegt und auch angezeigt. Falls in Ihrem Odoo ERP schon ein Fahrzeug angelegt ist, dann sehen Sie hier den Namen des Fahrzeugs, den Fahrer und Standort (Lagerort). Sollte es sich um ein Leasing Fahrzeug handeln, wird auch das hier angezeigt.

Um ein neues Fahrzeug anzulegen klicken Sie auf den blauen Button “Anlegen”. Nun tragen Sie zuerst das Modell ein und das Kennzeichen. Danach folgen der Fahrer, Lagerort, Fahrgestellnummer, Sitzanzahl, Anzahl der Türen, Farbe, Letzter Kilometerstand, Kaufdatum, Fahrzeugwert, Getriebe, Kraftstoffart, CO2 Emissionen, PS, Fahrzeugsteuer und das Maximum der Ausgleichspositionen.

Oben rechts sehen Sie fünf Felder mit den Namen: Fahrzeugverträge, Kosten, Dienstleistungen, Treibstoff und Tachometer. Diese Ansicht werden Sie als verantwortlicher Manager wahrscheinlich oft nutzen, da er auf einen Blick und auch einen Klick, sämtliche relevanten Daten offenlegt. Hier können Sie auch gleich beim anlegen eines neuen Fahrzeuges auf Fahrzeugverträge klicken und den Vertrag für das neue Auto einpflegen. Die Beschreibung folgt einen Absatz später unter “Fahrzeugverträge”.

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Fahrzeugverträge

Nachdem Sie ein Fahrzeug angelegt haben, können Sie den Fahrzeugvertrag anlegen und mit dem Fahrzeug verbinden. Das könnten Sie auch gleich beim anlegen der Fahrzeugs erledigen, so wie wir es im oberen Absatz beschrieben haben, der Vollständigkeit halber beschreiben wir es aber hier im dafür vorgesehenden Bereich. Zum anlegen eines Fahrzeugvertrages, klicken Sie bitte auf den blauen Button “Anlegen”. Nun tragen Sie zuerst das Fahrzeug ein und darunter den Typ “Leasing, Kauf etc.” Der nächste Punkt ist “Einmalige Gebühr”, hier tragen Sie die einmaligen Kosten zu Beginn der Vertragslaufzeit ein. Nun folgt der Punkt “Wiederkehrender Kostenbetrag”, zur Auswahl steht: Nein, Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich und natürlich die Summe X.

Weitere Punkte sind Rechnungsdatum, Datum Vertragsbeginn, Vertrag Ablaufdatum, Lieferant, Servicebetrieb und Vertragsreferenz.

Unter dem Reiter “Erhaltender Serviceumfang” tragen Sie die Dienstleistung ein und die kalkulatorischen Kosten. Das gleiche gilt für den Reiter “Generierte wiederkehrende Kosten”.

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Tachometer und Tankprotokolle Fahrzeug

Der Bereich Tachometer dient nur zur genauen Übersicht des Kilometerstandes eines Fahrzeugs, hier können keine Eintragungen vorgenommen werden. Um die aktuellen Kilometerstände einzutragen, nutzen Sie den Bereich “Tankprotokolle Fahrzeug” in der linken Navigation. 

Sobald Sie im Odoo Bereich “Tankprotokolle Fahrzeug” sind, klicken Sie auf den blauen Button “Anlegen” und suchen als erstes das Fahrzeug aus. Anschließend tragen Sie unter “Kilometerstand” den aktuellen Kilometerstand ein. Weitere Angaben sind unter “Tankübersicht”: Liter, Preis pro Liter und Gesamtpreis (der Tankrechnung). Unter “Zusätzliche Details” tragen Sie das Datum und den Rechnungsbeleg (Nummer) ein. Mit diesen Daten ist der Vorgang auch schon abgeschlossen.

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Serviceprotokolle der Fahrzeuge

Fahrzeuge müssen gewartet und repariert werden. Um diese Daten sauber ins System zu bringen, gibt es den Bereich “Serviceprotokolle der Fahrzeuge”. Hier kann sehr genau erfasst werden, welche Kosten und Dienstleistungen angefallen sind. Der Vorgang ist auch hier immer derselbe. Zuerst klicken Sie auf den Button “Anlegen”, geben das Fahrzeug ein und danach den Servicetyp. Ist er noch nicht vorhanden, wird er neu angelegt. Rechts daneben wird der aktuelle Kilometerstand eingetragen und unterhalb des Servicetyps der Gesamtpreis. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Einzelkosten, welche unten eingegeben werden, die Gesamtsumme ergeben müssen. Unter Zusätzliche Details tragen Sie die folgenden Daten ein: Datum, Fahrzeugeinkäufer, Lieferant und Rechnungsbeleg. Im Bereich “Enthaltender Serviceumfang” werden die einzelnen Dienstleistungen plus Preise hinzugefügt, wie schon beschrieben, muss die Endsumme mit der des Gesamtpreises übereinstimmen.

Fahrzeugkosten

Im Bereich Fahrzeugkosten werden die entstandenen Kosten aller Fahrzeuge von Anbeginn der Anschaffung gezeigt. Die Filtereinstellung ist so gewählt, dass in der ersten Übersicht alle Fahrzeuge einen separaten Bereich haben. Nun können Sie ihr Fahrzeug auswählen und alle Kosten chronologisch anzeigen lassen. Interessant ist hierbei, dass keine Summen aufgeführt werden, sondern nur die Gruppe, Fahrzeug, Typ (der Kosten) und das Datum.

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Kosten + Voraussichtliche Kosten

Im Bereich Kosten ist die Standardansicht eine Pivot-Tabelle. Sie ist nicht nur für Controller sehr leicht zu bedienen, sondern auch für ungeübte User. Des Weiteren können noch die drei verschiedenen Diagrammarten, Balkendiagramm, Liniendiagramm und Tortendiagramm zum Einsatz kommen. Ansonsten gibt es zum Bereich Odoo > Fahrzeugflotte > Kosten nichts mehr zu sagen, da er im Grunde genommen selbsterklärend ist. Das gleiche gilt auch für den Bereich “Voraussichtliche Kosten”.