Odoo 9 Projekte managen

Tutorial

Freddy Czaja

Die Odoo App (Modul) Projekte, ist eine gute Möglichkeit, Projekte in Unternehmen zu organisieren. Innerhalb der Hierarchie ist das Projekt ganz oben, dann folgen die Aufgaben. Ein Bündeln von Aufgaben in eine Gruppe ist nicht möglich. Der Bereich Fälle ist ähnlich dem der Aufgaben, aber eher außerhalb der Projektplanung angesiedelt. Er soll zumeist Probleme kurzfristig lösen. Die Berichterstattung und Statistiken können in Odoo Projekte sehr ausführlich als Pivot-Tabelle oder Diagramme angezeigt werden. Statistiker werden daran ihre Freude haben.

Projekt

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Übersicht aller Projekte

Die Übersicht ist sehr gut strukturiert.

Anlegen eines Projektes

Zuerst muss das Projekt angelegt werden. Dazu gehen Sie zu > Odoo > Projekt > Projekte und klicken auf den blauen Button “Anlegen”. Hier vergeben Sie den Namen des Projekts und legen fest, ob es ein Kundenprojekt, Mitarbeiterprojekt oder Privatprojekt ist. Desweiteren sollte noch angegeben werden, für welchen Kunden das Projekt realisiert wird.

Spalten festlegen

Bevor erste Aufgaben erstellt werden, sollten die Prozessschritte festgelegt werden, damit Aufgaben eines speziellen Projekts in übersichtlich Spalten angezeigt werden können. Das sollte aber nur gemacht werden, wenn die Standardspalten nicht die Anforderungen für das Projekt erfüllen. Um die Spalten anzupassen, gehen Sie zu > Odoo > Aufgaben, um dann mit der Maus über den Header einer Spalte zu fahren, bis das Icon eines Zahnrades erscheint. Hier klicken Sie anschließend drauf, um den Namen der Spalte und die Projektzugehörigkeit zu ändern. Es sollte beachtet werden, dass die unterschiedlichen Projekte, auch unterschiedliche Prozessschritte beinhalten können. Aus diesem Grund ist die nachfolgende Methode noch besser geeignet um Prozessschritte anzulegen.

Hierfür gehen Sie zu > Odoo > Projekt > Stufen, dort sehen Sie alle bisher angelegten Spalten. Jetzt können Sie eine neue Spalten anlegen und ihr Projekt zuordnen. 

Aufgaben

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Die Kanban Übersicht für alle Projektaufgaben

Oben rechts können Sie mit Filtern, Gruppierungen und Favoriten arbeiten, um bestimmte Aufgaben herauszustellen

Aufgaben anlegen

Nachdem Sie die Prozessschritte festgelegt haben, können Sie die erste Aufgabe anlegen. Dazu gehen sie zu > Odoo > Projekt > Aufgaben und klicken auf “Anlegen”. Hier angelangt, geben Sie den Namen der Aufgabe ein, weisen das Projekt zu und die Person welche die Aufgabe erledigen soll. Desweiteren können Sie unter “Frist” ein Fertigstelldatum eintragen und unter Tags, Schlagworte für die Suche. Folgende Bereiche sind innerhalb der Aufgaben zu finden:

Beschreibungen

Sind die Grunddaten eingetragen, sollten Sie die Aufgabe unter Beschreibung detailliert erläutern. In diesem Bereich verstecken sich aber noch weitere Features. 

Unter “Settings of this pad”, gekennzeichnet mit einem Zahnrad, können Sie den integrierten Chat dauerhaft aktivieren. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind: Farben für Redakteure erlauben und Nummer für die einzelnen Zeilen anzeigen. 

Desweiteren haben Sie unter “Import/Export from/to different document formats” die Möglichkeit, Daten zu importieren und zu exportieren. Unter “Share and Embed this pad” können Sie einen Link oder ein IFrame generieren. Das Symbol der Uhr verbirgt die Möglichkeit, genau zu verfolgen, wann & was in die Beschreibung der Aufgabe eingetragen worden ist. Das grüne Icon mit der Bezeichnung “show connected users” hat die Aufgabe, alle momentanen Benutzer des Dokuments zu zeigen.

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Stundenzettel

Im Bereich Stundenzettel werden die Zeiten für die Bearbeitung der Aufgabe eingefügt. Der Bereich ist sehr reduziert gehalten. Sie brauchen hier nur auf Eintrag hinzufügen klicken,  dann tragen Sie das Datum, den Benutzer, die Beschreibung der Tätigkeit, Kostenstelle und natürlich die Dauer der Tätigkeit ein. Ein Timer gibt es leider nicht, hier muss die Zeit manuell festgehalten werden.

Odoo text and image block

Weitere Informationen

Unter weitere Informationen steht nur der Kunde. Dieser Bereich kann aber bei Bedarf programmierseitig mit spezifischen Informationen bestückt werden.

Fälle

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Übersicht Fälle

Die Kanban Übersicht hat verschiedene Spalten, um Arbeitsschritte zu organisieren.

Fälle anlegen

Im Grunde genommen ist der Bereich “Fälle” ähnlich dem von “Aufgaben”, dennoch ist er reduzierter und gibt die Möglichkeit geplante Aufgaben von kurzfristigen Aufgaben oder Problemen (Fällen) zu trennen. Als erstes geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Fall ein, dann weisen Sie ihn einem bestimmten Mitarbeiter zu. Weiter sollten die Priorität (Sterne), der Kontakt, E-Mail und natürlich das betreffende Projekt eingetragen werden.

In der Beschreibung des Falls haben Sie keine Features, weder können sie hier Überschriften festlegen, Bilder hochladen oder andere Formatierungen einfügen. Hier geben Sie einfach nur Text ein. 

Der Bereich “Stundenzettel” ist selbsterklärend und funktioniert genauso wie bei Aufgaben. Unter “Weitere Informationen” können Sie nichts bearbeiten, die Daten werden automatisch generiert. 

Unterhalb der einzelnen Fälle und auch Aufgaben, haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten und Interne Notizen zu erfassen. Diese Informationen und Nachrichten werden unterhalb der Formulare in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

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Berichte & Statistiken

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Unglaublich viele Möglichkeiten

Wählen Sie zwischen Pivot-Tabelle und den verschiedensten Diagrammen aus.

Sie können sich alle Aufgaben und Fälle unter > Odoo > Projekt > Berichte in einer Pivot Ansicht oder einem Diagramm anzeigen lassen. Das Diagramm kann hierbei ein Balkendiagramm, Liniendiagramm oder Tortendiagramm sein. Beim erstellen von Statistiken und Berichten, sollten Sie zwischen einem Projekte und dem Vergleich zwischen mehreren Projekten unterscheiden. 

Nutzer sollten erstmal klein beginnen und sich zum Beispiel erstmal die Arbeitszeit von bestimmten Mitarbeitern anzeigen lassen und dann Filter und Gruppierungen hinzufügen. 

Die Möglichkeiten sind aber durch die Einstellungsmöglichkeiten von Werte, Filter, Gruppierungen so vielfältig, dass ein Beschreiben den Rahmen sprengen würde. In einem späterem Tutorial werden wir auf das erstellen von Berichten ausführlich eingehen.