Odoo 9 Modul Personalbeschaffung

Tutorial

Freddy Czaja

Das Odoo Modul Personalbeschaffung ist ideal für Unternehmen die den Verwaltungsaufwand und die Übersichtlichkeit für die Personalbeschaffung verbessern wollen. Kanban Ansichten, Listen und Formulare machen die Arbeit für Personalmanager innerhalb von Odoo 9 noch leichter.

Erstellung der Stellenbeschreibung

Der erste Vorgang bei der Personalbeschaffung ist die Erstellung der Stellenbeschreibung. Hierfür gehen Sie zu > Odoo > Personalbeschaffung und klicken in der linken Navigation auf “Arbeitsstellen” und dann auf “Anlegen”. Nun tragen Sie die Stellenbezeichnung, Abteilung, Verantwortlich für die Einstellung, Anzahl Neueinstellungen und den Arbeitsort ein.

Odoo CMS - a big picture

Der Punkt “Interview Formular” hat als Standardeinstellung “Bewerberfragebogen”. Sollte dies gewählt sein, kann ein Bewerber das Formular auf der Unternehmenswebsite oder auf eine andere Weise ausfüllen. Die Daten werden dann automatisch in Odoo aufgenommen. Sie sollten hier aber ein für ihr Unternehmen zugeschnittenen Fragebogen erstellen.

Viele Unternehmen bevorzugen die traditionelle Methode, die das zusenden einer Bewerbung mit Lebenslauf darstellt. Diese Unternehmen können auf diesen Punkt ganz verzichten bzw. kein Formular veröffentliche. Der Punkt “Arbeitsort” ist selbsterklärend.

Der letzte Punkt ist die Stellenbeschreibung selbst, hier können Sie alle Anforderungen für die Stelle in Textform notieren.

BEWERBUNGEN VERWALTEN 

BEREICH ARBEITSSTELLEN

Odoo CMS - a big picture

Sobald Sie in dem Bereich > Odoo > Arbeitsstellen sind, sehen Sie alle offenen Positionen in Ihrem Unternehmen. Von hier aus können Sie in alle Bereiche der offenen Stelle wechseln. Dazu besitzt jede offene Position ein eigenes Feld, mit dem Namen der Position und den wichtigsten Links zu den einzelnen Bereichen.

Die erste Übersicht zeigt den Namen der Position und die Abteilung. Der Button “Application” führt zu der Kanban Übersicht aller momentanen Bewerbungen. Diesen Bereich werden Sie sehr oft benutzen, da Sie hier die neuen Bewerber anlegen, mit sämtlichen internen und externen Informationen. Dazu klicken Sie nur auf den blauen Button “Anlegen”. 

Unter “Display Interview Form” kommen Sie zum Formular, das für die Bewerber online zur Verfügung steht. Darunter ist der Punkt “Angebot beenden”. “Hired Employees” zeigt die Anzahl der zu vergebenen Stellen an.

Odoo CMS - a big picture

Sobald Sie auf “Mehr” klicken sehen Sie drei Spalten und Einstellungen. In der ersten Spalte (Ansicht) unter “Bewerbungen” kommen Sie zu einer Kanban Übersicht in der die Bewerbungen zu sehen sind und das Stadium in der sich die einzelnen Bewerbung befinden. Es ist die gleiche Ansicht wie unter “Application”. Darunter ist der Punkt “Dokumente”, hier können Sie sämtliche für die offene Position relevanten Dokumente hochladen. Sobald ein Dokument hochgeladen ist, sehen Sie den Punkt “Dokument” auch in der ersten Übersicht über “Display Interview Form” und das mit der Anzahl der aktuell verfügbaren Dokumente. Der dritte Punkt in der ersten Spalte, ist wie in der Übersicht “Display Interview Form”.

Odoo CMS - a big picture

Wichtig: In der zweiten Spalte der Übersicht (Neu) steht der wichtige Punkt “Anwendungen” (Application). Sobald Sie darauf klicken wird ein Formular geöffnet, in dem Sie einen neuen Bewerber anlegen können. Dieser Bereich wird auch durch den großen blauen Button “Application” in der ersten Übersicht erreicht. 

Der einzige Punkt in der dritten Spalte (Berichte) ist “Personalbeschaffung”. Hier kommen Sie zu der Statistik Personalbeschaffung für die offene Stelle.

Unterhalb der drei Spalten ist der Punkt “Einstellungen”. Hier liegt aber ein Übersetzungsfehler vor, da man hier in den Bereich “Stellenbeschreibung” kommt. (Links oberhalb befindet sich der Button “Einstellung stoppen”)

Bewerbungen anlegen

Falls Bewerbungen durch ausfüllen eines Bewerbungsformulars nicht automatisch in Odoo angelegt werden, können sie manuell angelegt werden. Das ist aber durchaus nicht ungewöhnlich, da viele Unternehmen genau so agieren.

Zum Anlegen einer Bewerbung gehen Sie zu > Odoo > Personallbeschaffung > Arbeitsstellen (in der linken Navigation). Nun suchen Sie sich die entsprechende offenen Positionen und klicken auf den blauen Button “Application”. Hier sehen Sie die ausgezeichnete Odoo Kanban Ansicht. Nun haben Sie die Möglichkeit, mit dem klicken auf ein Pluszeichen, quasi als schnelle Anlageform den Namen eines Bewerbers anzulegen und zu speichern. Besitzen Sie schon umfangreiche Informationen zum Bewerber, dann können Sie auf den oberhalb gelegenen Button “Anlegen” klicken. In dem Bereich angelangt, sind folgende Daten einzutragen:

Odoo CMS - a big picture

Stellenangebot Beschreibung: Hier tragen Sie den Namen der Stelle ein.

Bewerber: Name des Bewerbers.

Tags: Wörter zum besseren finden des Dokuments.

Kontakt: Dieser Bereich kann ausgelassen werden, da er sonst doppelt ist.

E-Mail: E-Mail des Bewerbers.

Telefon: Festnetznummer des Bewerbers.

Mobil: Mobile Telefonnummer des Bewerbers.

Abschluss: Hier können Sie den relevantesten Abschluss des Bewerbers eintragen.

Arbeitsstelle: Ausgeschriebene offene Position.

Abteilung: Abteilung in der sich die offene Position befindet.

Verantwortlicher: Der entsprechende Personalmanager.

Nächste Aktion: Zeitpunkt für eine Aktion mit dem Bewerber, wie z.B. ein Bewerbungsgespräch. Die Daten werden in der Übersicht aller Bewerbungen angezeigt, um zeitgenau zu agieren.

Bewertungen: Zu vergebene Sterne für den Bewerber.

Quelle: Wo wurde der Bewerber rekrutiert.

Vermittelt durch: z.B. Agentur für Arbeit

Gehaltsforderung: Die Gehaltsforderung des Bewerbers.

Gehaltsvorschlag: Vorschlag des Unternehmens.

Frühester Beginn: Frühester Zeitpunkt zur Besetzung der Stelle.

Zusamenfassung: Hier kann eine schriftliche Bewertung der Bewerbung stattfinden und nächste Schritte für die Bewerbung eingetragen werden.

Odoo CMS - a big picture

Oberhalb des Mitarbeiter Bewerbungsdokuments sind folgende fünf Felder zu sehen: Meetings, Start Interview, Print Interview, Dokumente und Nicht archiviert. Von diesen fünf Feldern sind folgende drei besonders relevant. Unter “Meetings” tragen Sie die Termine ein, die Sie mit dem Bewerber haben. Der Punkt “Start Interview” ist relevant, wenn Sie bestimmte Daten, auch im beisein des Bewerbers, erfassen wollen, aus denen später die Eignung für die Stelle hervorgeht. In dem Bereich “Dokumente” laden Sie Daten wie Lebenslauf und Bewerbungen hoch. Sie sind nicht nur innerhalb des Bewerberprofils sichtbar, sondern auch über die linke Hauptnavigation unter > Odoo > Personalbeschaffung > Lebenslauf und Bewerbungsanschreiben.

Benutzen der Kanban Ansicht

Sollten für die offene Position eine oder mehrere Bewerbungen eingegangen sein, ist die Kanban Ansicht innerhalb der offenen Position überaus sinnvoll. Wir beschreiben hier kurz wie sie funktioniert. Gehen Sie dazu zu > Odoo > Personalbeschaffung > Arbeitsstellen (in der linken Navigation). Nachdem Sie den Bereich geöffnet haben, sehen Sie die Spalten Anfängliche Qualifikation, Erstes Bewerberinterview, Zweites Bewerberinterview, Contract Proposal und Vertragsunterschrift. Hier können Sie die einzelnen Bewerbungen in den Spalten per Drag and Drop verschieben, um ihren Status zu verschieben. Von hier aus kommen Sie auch, durch klicken auf eine Bewerbung, zu den Daten des Bewerbers. Sie können auch jederzeit die Spaltenanzahl reduzieren, die Namen verändern oder eine Spalte hinzufügen. Dazu fahren Sie einfach mit der Maus über den Namen der Spalte, bis ein Zahnrad erscheint, auf das Sie klicken müssen oder Sie gehen ganz rechts auf Spalte hinzufügen.

Odoo CMS - a big picture

Weiteres Nützliches

Um einen schnellen Überblick über alle Arbeitsstellen zu bekommen, können Sie auf > Odoo > Personalbeschaffung > Arbeitsstellen (linke Navigation) klicken. Hier sehen Sie in einer Listenansicht die wichtigsten Punkte wie Stellenbezeichnung, Abteilung, Aktuelle Mitarbeiterzahl, Anzahl der Neueinstellungen (das bezeichnet die offenen Positionen), Prognose Mitarbeiterzahl (aktuelle Mitarbeiterzahl + offene Positionen) und Status (Stelle zu besetzen oder Stellen besetzt).

Odoo CMS - a big picture

Lass uns deine Nummer da!

Oder ruf uns einfach direkt an   +49(391)5630690