Odoo 9 Modul Einkauf

Tutorial

Freddy Czaja

Das Odoo Modul Einkauf ist ein Grundbaustein für die meisten Unternehmen. Von hier aus können Angebotsanfragen erstellt und per per E-Mail oder Brief an einzelne oder mehrere Lieferanten versandt werden. Angebote werden per Knopfdruck zu Aufträgen und Bestellungen. Desweiteren sind im Modul Einkauf alle Lieferanten, Produkte, Produktzugänge & Eingangsrechnungen komfortabel zu sehen und zu steuern.

Angebotsanfragen

Der Bereich Angebotsanfragen unter  > Odoo > Einkauf > Angebotsanfragen ist der erste Punkt unter dem Reiter Beschaffung. Von hier aus werden konkrete Anfragen an Lieferanten gestellt, bei der schon ein bestimmter Preis enthalten ist. Der Bereich Angebotsanfragen ist ähnlich dem des Bereichs “Purchase Tenders (Kauf Angebot)” der unter dem Navigationspunkt Bestellungen liegt. Der wesentliche Unterschied ist, dass hier mehrere Angebotsanfragen in einer Ausschreibung erstellt werden können.

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Erstellung einer Angebotsanfrage

Zur Erstellung einer Angebotsanfrage gehen Sie auf den blauen Button “Anlegen”. Nun sehen Sie unter “Anfrage eines Angebots” den Eintrag “New” der nicht editierbar ist und nach Speicherung in eine fortlaufende Nummer umgewandelt wird. 

Als erstes tragen Sie den Lieferanten ein, hierfür gehen Sie auf das Dropdown Feld, um den richtigen Lieferanten zu wählen. Ist es ein neuer Lieferant, können Sie ihn auch hier im Dropdown unter “Anlegen und Bearbeiten” anlegen. Das Auftragsdatum wird automatisch vergeben, kann aber editiert werden. Unter Lieferantenreferenz können Sie eine  Referenznummer oder einen Code eintragen, mit dem die Person, das Produkt und der Lieferant besser identifiziert werden kann. 

Nun kommen wir zum Produkt das angefragt werden soll, dazu klicken Sie auf “Eintrag hinzufügen”. Hier öffnen Sie zuerst das Dropdown und suchen ein Produkt manuell oder Sie geben die ersten Buchstaben ein, damit die engere Auswahl angezeigt wird. Falls es das Produkt nicht gibt, können Sie es auch hier anlegen. Nun können Sie unter Beschreibung eine nähere Information hinzufügen. Bei “Geplantes Datum” wird die Deadline eingetragen, unter “Anzahl” die Produktanzahl. Unter “Stückpreis” tragen Sie den Preis ein, den das Unternehmen für das Produkt ausgeben möchte. Bei den Steuern kann die anfallende Mehrwertsteuer eingetragen werden. Unter Zwischensumme steht der Nettopreis, unterhalb des Formulars ist die Zusammenfassung der Summen und der Gesamtbetrag zu sehen. Neben dem Gesamtpreis ist ein Feld in dem zusätzliche Informationen zur Bestellung eingetragen werden können.

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Der Reiter neben “Produkte” ist “Lieferung & Rechnung”. Hier tragen Sie zuerst das geplante Datum der Lieferung ein. Unter “Ausliefern an” den Lieferort, danach folgen die “Lieferbedingungen”. Unter “Call for Tender” können Sie die Angebotsanfrage gleichzeitig an andere Lieferanten versenden. Das ist der Bereich den wir nachstehend unter “Purchase Tender” erläutern werden. Zum Schluss folgen nur noch Ihre Zahlungsbedingungen und die Steuerzuordnung. 

Anschließend wird gespeichert und das Angebot kann per E-Mail versendet werden. Dazu klicken Sie einfach auf den blauen Button “Sende Anfrage per E-Mail”. Selbstverständlich können Sie auch die Angebotsanfrage ausdrucken und per Fax oder Brief versenden.

Bestätigt der Lieferant die Angebotsanfrage, wird im gleichen Dokument das Angebot durch klicken des Buttons “Auftrag bestätigen” die Angebotsanfrage zu einer Bestellung die unter > Odoo > Einkauf > Bestellungen neu aufgeführt wird.

Bestellungen

Nachdem die Angebotsanfrage vom Lieferanten angenommen worden ist, bestätigen Sie in der Angebotsanfrage, mit klicken des Buttons “Auftrag bestätigen”, den Auftrag im System. Nun wird die Angebotsvorlage zu einem Beschaffungsauftrag, welcher automatisch im Bereich “Bestellungen” aufgeführt wird. Der Bereich “Bestellungen” ist in der linken Navigation unter Beschaffung zu finden.

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Wichtig: Alle im Bereich “Bestellungen” aufgeführten Beschaffungsaufträge müssen von einem verantwortlichen Manager, falls nicht automatisiert, durch versenden der Bestellung per E-Mail abgeschlossen werden.

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Der Bereich Bestellungen ist in der Grundeinstellung eine übersichtliche Listenansicht. Weiter Ansichten sind rechts oberhalb des Dokumentes einzustellen, zu ihnen zählen: Kanban, Formular, Pivot, Diagramm und Kalender. In diesem Odoo Tutorial arbeiten wir in der Listen Ansicht. Um alle Bestellungen zu sortieren, kann die Suche, Filter, Gruppieren nach und Favoriten genutzt werden. Damit Filter, Gruppieren und Favoriten angezeigt werden, müssen Sie mit der Maus auf die rechte Seite, des oberhalb gelegenden “Suchfeldes” gehen und auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken.

Um ein Beschaffungsauftrag zu bearbeiten, klicken Sie ihn an. Ab diesem Zeitpunkt, also das Umwandeln von einer Angebotsanfrage zu einem Beschaffungsauftrag, können Einträge wie Produktname oder Preis nicht mehr geändert werden.

Produktzugänge

Nachdem die Bestellung den Lieferanten erreicht hat, verschickt er das oder die Produkte zum Lieferort. Dort angekommen, werden sie in Odoo ERP aufgenommen. Nun kann der Einkaufsmanager unter Produktzugänge (linke Navigation) oder direkt in der Bestellung, ebenfalls unter “Produktzugänge” überprüfen, ob das Produkt im Lager verfügbar ist. Ist das der Fall, kann in der Bestellung unter “Lieferung” die Produktmengen eingetragen werden falls es nicht automatisiert ist. 

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Rechnungen

Sobald die bestellten Produkte angekommen sind, kann die interne Eingangsrechnung erstellt werden. Dazu gehen Sie in der einzelnen Bestellung, oben rechts auf “Alle Rechnungen” und dann auf “Anlegen”. Nun können Sie die Rechnung speichern und bestätigen. 

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Wichtig ist, dass erst mit dem Bestätigen, die Rechnung in der Eingangsrechnung sowohl unter > Odoo > Einkäufe als auch unter > Odoo > Abrechnung > Eingangsrechnung aufgeführt wird.

Wichtig ist, dass das Produkt in der Bestellung (unter Lieferung), die gleiche Produktmenge als erledigt enthält, wie unter dem Reiter “zu erledigen”, sonst wird in der Rechnung der Gesamtwert mit 0,00 angegeben.

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Ist die Rechnung in Odoo erzeugt, kann die Zahlung für die erhaltenen Produkte getätigt und die Zahlung an den Kunden, unter Eingangsrechnungen erfasst werden. Dazu gehen Sie zu > Odoo > Einkauf > Eingangsrechnungen und klicken die entsprechende Rechnung an. Nun müssen Sie nur noch den blauen Button “Einzahlung erfassen” klicken, die Zahlungsmethode erfassen und auf bestätigen gehen. Ab diesem Zeitpunkt wird die Rechnung unter Odoo Einkauf und Odoo Abrechnung als bezahlt geführt.

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Purchase Tenders 

Purchase Tenders ist in Odoo 9 in der linken Navigation unter  > Odoo > Einkauf > Beschaffung zu finden. Dieser Name wurde in der deutschen Version von Odoo 9 noch nicht übersetzt. Purchase Tenders bedeutet soviel wie “Kaufangebot”. 

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, Angebotsanfragen innerhalb einer Ausschreibung an mehrere Lieferanten zu schicken, um den besten Preis und die beste Leistung zu erhalten.

Das Ganze funktioniert so, dass Sie zuerst auf “Anlegen” klicken und das Odoo Formular ausfüllen. Es beginnt mit der Referenznummer, die hier “Call for Tenders Reference” heißt. Danach tragen Sie unter “Verantwortlicher” den Verantwortlichen für die Angebotsanfrage ein. Unter “Tender Selection Type” gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten. Zum einen ist es “Selektiere einfache Anfrage”, hier werden bei der Bestätigung einer Angebotsanfrage alle verbleibenden gelöscht. Die zweite Möglichkeit ist “Selektierte multiple Anfrage”, hier werden bei der Bestätigung einer Bestellung die anderen Angebotsanfragen nicht abgebrochen oder gelöscht.

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Sollten Sie den Haken in “Multiple RFQ per vendor” setzen, werden mehrfache Preisanfragen pro Lieferant erlaubt. Unter “Tender Closing Deadline” wählen Sie das Ende für die Teilnahme des Angebots aus. Der Punkt “geplante Bestelltermin” ist für Besteller und Lieferanten gleichermaßen wichtig, da nur so Planungsicherheit besteht. Mit “Geplantes Datum” ist der Anfang des Angebots gemeint, das ist nötig falls Angebotsanfragen schon sehr früh geplant, aber noch nicht abgeschickt werden.

Produkte & Angebotsanfragen

Nun kommen wir zum Reiter Produkte. Hier klicken Sie auf “Eintrag hinzufügen“, um das Produkt, die Anzahl der Produkte und das geplante Datum einzustellen. Dieser Vorgang kann für mehrere Produkte durchgeführt werden. Das Ganze dient zur Übersicht, um die für die Ausschreibung relevanten Produkte zu dokumentieren.

Ist das erledigt kann gespeichert werden. Im nächsten Schritt wird alles noch einmal kontrolliert. Ist das geschehen, wird durch betätigen des blauen Buttons “Bestätige Ausschreibung” der neue Status “Bestätigt” erreicht. 

Unter Angebotsabfragen werden die einzelnen Anfragen erstellt. Jeder Lieferant der an der Ausschreibung teilnehmen soll, bekommt dabei eine einzelne Zeile. Durch den neuen Status “Bestätigt” wurde ein neues Feld unter “Angebotsanfragen” hinzugefügt, das “Anfrage eines Angebots” heißt. Nach klicken des Buttons muss ein Lieferant eingetragen und durch “Erstelle Angebotsanfrage” bestätigt werden. Nun ist die erste Angebotsanfrage erstellt.

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Wichtig: Alle Angebotsanfragen an die einzelnen Lieferanten, müssen kontrolliert und angepasst werden.

Diese Daten sind zu kontrollieren und einzutragen: 

Lieferant und Auftragsdatum, Produkt, Beschreibungen, Geplantes Datum, Anzahl, Stückpreis und Steuern ein. Danach gehen Sie auf den Reiter “Lieferungen & Rechnungen”, welcher direkt neben Produkte liegt. Hier sind folgende Daten zu kontrollieren und einzutragen: Geplantes Datum, Auslieferung an, Lieferbedingungen, Status Rechnung, Call for Tenders, Zahlungsbedingungen und Steuerzuordnung. Anschließend können Sie speichern und den Vorgang für die anderen Lieferanten durchführen.

Sind alle Angebotsanfragen erstellt, müssen Sie nur noch abgeschickt werden. Dazu klicken Sie in der Übersicht auf das kleine Icon, welches einen “Brief” zeigt und schicken die E-Mail ab. Das machen Sie bei jedem Lieferanten.

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Nachdem die Lieferanten Ihnen ihre Angebote zugeschickt haben, setzen Sie den Status der Ausschreibung auf “Close Call for Tenders”. 

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Ist die Entscheidung für ein Angebot gefallen, gehen Sie in der linken Navigation auf “Angebotsanfragen”, suchen das entsprechende Angebot des Lieferanten heraus, klicken auf “Auftrag bestätigen” und versenden die Bestellung der E-Mail. Nun erzeugen Sie die interne Rechnung, so wie es weiter oben unter “Rechnungen” beschrieben wurde”.

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Berichte

Wie bei Odoo üblich, können Sie auch für den Bereich Odoo Einkauf, umfangreiche Berichte und Auswertungen erstellen. Dazu gehen Sie zu > Odoo > Einkauf > Berichte in der linken Navigation. Hier können Sie entweder mit einer Pivot Ansicht arbeiten oder mit einem Diagramm.