Odoo 9 CRM - Verkauf

Tutorial: > Lead > Verkaufschance > Angebot > Auftrag = Erfolg

Freddy Czaja

Heute behandeln wir das Thema CRM und im speziellen das Verkaufsmodul von Odoo. Hierfür erklären wir, wie Sie das Verkaufsmodul einrichten und zeigen einen typischen Fall von Kontaktaufnahme bis hin zum Auftrag.

Ziel ist es, den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu optimieren, um möglichst viele Anfragen und damit Verkaufschancen in wirkliche Verkäufe umzuwandeln.  

Odoo CMS - a big picture

In Odoo v9 werden eingehende Mails oder Telefonanrufe im System gespeichert. Von nun an hat man die Möglichkeit, aus dem Erstkontakt und den zur Verfügung stehenden Informationen einen Auftrag zu generieren. 

Um aber gleich von Anfang an, wirkliche Anfragen von Spam zu trennen, sollte innerhalb des Verkaufmoduls der Punkt “Interessenten” eingefügt werden. Hier werden alle Kontaktaufnahmen aufgelistet, da sie sonst unter dem Navigationspunkt “Ihre Pipeline” auftauchen würden. (“Ihre Pipeline” hieß früher “Chancen”)

Interessenten aktivieren

Um innerhalb des Verkaufsmoduls den Punkt “Interessenten” zu aktivieren, müssen Sie aber zuerst die Grundeinstellung des Verkaufsmoduls ändern. Das kann aber in der Regel nur Administrator. Hierfür gehen Sie zu > Verkauf > Einstellungen und setzen den Haken in “Use leads if you need a qualification step before creating an opportunity or a customer”. Danach ist in der linken Navigation der Punkt “Interessenten” gleich über “Kunden” zu sehen.

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Interessenten

Nachdem eine Kundenanfrage eingegangen ist, wird sie unter “Interessenten” angezeigt. Die Menge der gezeigten Informationen hängt davon ab, ob die Person ein Kontaktformular benutzt hat und welche Formularfelder zur Verfügung gestellt worden sind. Ein Verkaufsmanager muss nun entscheiden, ob aus dieser Anfrage eine Chance wird. Dazu klickt er auf das Ergebnis und kann die Anfrage entweder löschen oder mithilfe des oberhalb liegenden Buttons in eine Chance wandeln.

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In Chance Umwandeln

Sobald man den Button “in Verkaufschance umwandeln” betätigt, öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie die Anfrage einem bestimmten Verkäufer und einem Verkaufsteam zuweisen. Desweiteren kann man die Anfrage mit einer bereits bestehenden Chance zusammenführen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage mit einem Bestandskunden zu verknüpfen oder einen neuen Kunden anzulegen. Die Standardeinstellung ist  “Einen neuen Kunden anlegen”.

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Pipeline (Chance)

Sobald sie eine Anfrage in eine Chance umgewandelt haben, erscheint sie in “Ihre Pipeline”. Dieser Bereich hieß in den früheren Odoo Versionen  “Chancen”. Hier haben sie verschiedene Ansichten zu Auswahl: Kanban, Liste, Formular, Diagramm, Kalender und Pivot. Für gewöhnlich benutzt man aber Kanban oder Liste. Die Kanban Bereiche können auf die eigenen Bedürfnisse zurechtgeschnitten werden. Dazu kann man Spalten hinzufügen oder löschen.

In unserem Odoo Tutorial benutzen wir die Ansicht Kanban. Hier sehen wir die neue Anfrage in der ersten Spalte die “Neu” heißt. Der Verkäufer kann jetzt die Anfrage bearbeiten und klickt dazu auf den Button bearbeiten. Er hat z.B. die Möglichkeit nach Kontaktaufnahme einen erwarteten Umsatz einzutragen und die Wahrscheinlichkeit, dass die Dienstleistung oder das Produkt verkauft werden. 

Desweiteren kann die nächste Aktivität eingeplant werden, das könnte ein Anruf sein, eine E-Mail oder Aufgabe. Sobald die Aktivität abgearbeitet ist, sollte direkt unter nächste Aktivitäten das Ganze als “Erledigt” gelöscht werden. Unterhalb des Formulars werden alle Aktivitäten und Notizen automatisch protokolliert. 

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Nächste Aktivitäten

Bei einer hohen Menge an Anfragen, Chancen und geplanten Aktivitäten (E-Mails, Anrufe) kommt der neue Verkaufspunkt der linken Spalte zu tragen, er heißt ebenfalls “Nächste Aktivitäten”. Hier sollte man in der Listenansicht arbeiten, die von vornherein Standardeinstellung ist. Der Zweck des in Odoo 9 neu eingefügten Bereichs, ist die bessere Übersicht über geplante Aktivitäten. Große wie kleine Unternehmen die Odoo CRM nutzen möchten, werden das zu schätzen wissen. In diesem Bereich hat man die Möglichkeit die verschiedenen Aktivitäten innerhalb der Liste zu sortieren, um so die Kontrolle zu behalten.

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Angebote

Wir kommen jetzt zu den Angeboten, denn jede neue Anfrage ist die Chance, auf einen Verkaufsabschluss. Aus diesem Grund sollte nach einem oder mehreren Kontakten mit dem potentiellen Kunden, ein Angebot offeriert werden. 

Dazu klicken Sie auf den blauen Button “neues Angebot”. Jetzt haben Sie die Möglichkeit eine Angebotsvorlage zu nutzen oder eine neue zu erstellen. Sie können aber auch unter “Eintrag hinzufügen” das Produkt oder die zu verkaufende Dienstleistung neu erstellen. Wichtig ist hierbei, dass sie nach der Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung das Formular aktualisieren, damit die Mehrwertsteuer eingerechnet wird.

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Desweiteren müssen Sie ein Ablaufdatum für das Angebot anlegen, Zahlungsbedingungen & die Auslieferungsmethode, falls es sich um ein Produkt handelt. Im untersten Feld stehen die Geschäftsbedingungen, sind sie nicht zu sehen, sollten sie in den Unternehmenseinstellungen eingetragen werden. Unter dem Reiter “Weitere Informationen” können Sie Dinge wie Lieferbedingungen, Verkäufer, Verkaufsteam und vieles mehr eintragen oder bearbeiten.

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Nach der Erstellung des Angebots können Sie es entweder per E-Mail versenden oder es ausdrucken, um es per Fax oder Brief zu verschicken. Das neu erstellte Angebot finden Sie entweder in “Ihre Pipeline” oder “Nächste Aktivitäten” oder direkt über Kunden. Um aber immer die Kontrolle zu behalten, das ist ganz besonders bei vielen Kunden und Angeboten wichtig, sollten Sie den linken Bereich und Navigationspunkt “Angebote” nutzen. Hier finden Sie die komplette Übersicht über alle Angebote. 

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Sollte der Kunde das Angebot annehmen, können Sie den “Auftrag bestätigen”, der Button liegt oberhalb des Angebots. Sobald das geschehen ist, wird das Angebot in einen Auftrag umgewandelt und ist damit nicht mehr in der linken Navigation unter Angebote zu finden, sondern unter Verkaufsaufträge.

Verkaufsaufträge

Nachdem der Auftrag erstellt worden ist, kann eine Rechnung erzeugt werden und ebenfalls per Mail oder Post versendet werden. Dazu nutzen Sie auch den linken Navigationsbutton “Verkaufsaufträge”, um in den Bereich zu kommen. Hier klicken sie auf den Auftrag und dann auf den blauen Button “Erzeuge Rechnung”, danach bestätigen Sie die Rechnung. Die Rechnung finden Sie im Verkaufsauftrag oberhalb unter “alle Rechnungen”.

Von nun an ist die Rechnung im Bereich > Finanzen zu finden. 

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